Soms beslist de wet over goederen die uw registraties tonen. Een rechter beveelt een partij vast te houden, een terugroeping vraagt dat een deel niet meer beweegt, een autoriteit eist dat een hoeveelheid naar iemand anders gaat. Een wettelijke blokkering legt dat vast: de houder houdt de goederen, maar kan het bevroren deel niet meer leveren, verwerken of afboeken, of de hoeveelheid wordt verplaatst zonder de handtekening van de houder.
Het compliance-account
Wettelijke blokkeringen worden ondertekend door een apart compliance-account, nooit door uw beheeraccount. Het hoort bij uw bedrijf: minstens twee van uw eigen mensen ondertekenen samen (de eigenaar of beheerders, elk met tweestapsverificatie en een passkey). Waar de wet van uw statutaire zetel A-REX toestaat sleutels voor klanten te houden, kan A-REX één extra medeondertekenaar zijn, nooit alleen en nooit nodig: uw eigen mensen halen het vereiste aantal handtekeningen altijd zonder A-REX.
Bevriezen en verplaatsen op wettelijk bevel staan uit tot het account bestaat. De regels van uw land bepalen of wettelijke blokkeringen zijn toegestaan en kunnen ze ook verplichten; een organisatie kan van haar bedrijven eisen dat ze het account instellen. Zie Wettelijke blokkeringen.
Het compliance-account instellen
- Elke medeondertekenaar opent Wettelijke blokkeringen en kiest Mijn passkey als medeondertekenaar registreren, tenzij zijn passkey al voor uw bedrijf tekent.
- De eigenaar kiest Compliance-account instellen, kiest de Medeondertekenaars (minstens twee) en hoeveel Benodigde handtekeningen (minstens twee) en, waar toegestaan, of hij A-REX als extra medeondertekenaar toevoegt.
- Kies Ter goedkeuring sturen. Na goedkeuring tekent de eigenaar met de eigenaarspasskey, zodat uw beheeraccount de wettelijke blokkeringen aan het compliance-account overdraagt.
De pagina toont het account dan als Actief, met zijn medeondertekenaars.
Bevriezen, verlagen of opheffen
- Open de partij via Oogsten en partijen en kies Bevriezen in de kop. Alleen medeondertekenaars van het compliance-account zien het.
- Kies de Houder en vul de Bevroren hoeveelheid na in: de hoeveelheid die na de wijziging bevroren is. Een lagere hoeveelheid geeft een deel vrij; Blokkering opheffen zet haar op 0.
- Kies onder Wettelijke referentie Rechterlijk bevel, Terugroeping, Verzoek van een autoriteit of Andere wettelijke grondslag en vul het nummer in. Onder Document (optioneel) kunt u het bevel kiezen: alleen de vingerafdruk ervan wordt vastgelegd, het bestand blijft op uw apparaat.
- Vul het Waarom in en kies Ter goedkeuring sturen.
De goedkeuring luidt "40 kg van ‹partij› bij ‹partij› bevriezen".
Verplaatsen op wettelijk bevel
- Kies op de pagina van de partij Verplaatsen op wettelijk bevel.
- Kies de Houder (wie het nu heeft), de Ontvanger (een partij uit uw adreslijst) en de Hoeveelheid. Ook bevroren eenheden kunnen worden verplaatst.
- Vul Wettelijke referentie en Waarom in en kies Ter goedkeuring sturen.
De goedkeuring luidt "25 kg van ‹partij› op wettelijk bevel verplaatsen van ‹partij› naar ‹partij›". Alleen de ontvanger kan de goederen terugsturen.
Wie ondertekent, en wat er daarna gebeurt
Iemand in uw bedrijf keurt het verzoek goed in Goedkeuringen, zoals elke actie. Daarna krijgen de medeondertekenaars die nog niet hebben getekend een melding en ondertekenen ze met hun passkey vanuit de goedkeuring, tot er genoeg hebben getekend. Tot dan wacht het verzoek zichtbaar.
Na registratie:
- het Verloop van de partij toont de bevriezing, de vrijgave of de verplaatsing;
- de audit bewaart wie het vroeg, goedkeurde en ondertekende, de reden en de wettelijke grondslag;
- de houder wordt ingelicht: de leden van uw bedrijf krijgen een melding, en ook het bedrijf van de houder als het met het uwe verbonden is;
- automatiseringen en gekoppelde systemen ontvangen Deel van een partij bevroren op wettelijk bevel, Wettelijke blokkering verlaagd of opgeheven of Verplaatst op wettelijk bevel.
Een wettelijke blokkering raakt de goederen van een ander. Gebruik haar alleen met een wettelijke grondslag die u kunt tonen, en bewaar het document. Eén verzoek tegelijk per partij en houder.