Als uw leveranciers en klanten ook A-REX gebruiken, zorgt een verbinding ervoor dat de partijen die u uitwisselt hun geschiedenis van het ene bedrijf naar het volgende meenemen, en dat een terugroeping elk bedrijf bereikt dat een getroffen partij kan hebben. Elk bedrijf beslist wat het deelt, en zonder verbinding wordt niets gedeeld.
Verbinding maken met een leverancier of een klant
Verbonden met een leverancier komen zijn partijen aan met hun geschiedenis en certificaten; verbonden met een klant levert u hem partijen zonder aan zijn kant iets in te stellen; en bij een terugroeping weet u welke partijen uit de uwe kwamen.
- Open Verbindingen in het zijmenu. Bedrijven van uw organisatie staan er al zolang de organisatie-instelling Bedrijven automatisch verbinden aan staat.
- Open voor een leverancier het tabblad Leveranciers en klanten en selecteer Verbinden op zijn tegel, of selecteer Verbinden met de afzender op een partij die hij u leverde in Ontvangen.
- Vink in Verbinden met … aan wat u deelt, kies onder Zij staan in uw adresboek als hoe het bedrijf in uw adresboek verschijnt, voeg zo nodig een notitie toe en selecteer Verzoek sturen.
- De verbinding toont In afwachting tot het andere bedrijf aanvaardt. Tot dan ziet u niets van dat bedrijf. Selecteer Verzoek intrekken op de pagina van de verbinding om het te annuleren.
Op een verbindingsverzoek antwoorden
Als een bedrijf vraagt om te verbinden, toont Verbindingen hoeveel bedrijven het vragen; selecteer Bekijken. Op de pagina van de verbinding leest u de notitie en wat het bedrijf aanbiedt met u te delen, voordat u beslist.
- Selecteer Aanvaarden. Lees … biedt aan met u te delen, vink aan wat uw bedrijf deelt en kies hoe het bedrijf in uw adresboek verschijnt.
- Of selecteer Weigeren (er wordt niets gedeeld; het kan later opnieuw vragen) of Blokkeren (het kan niet opnieuw vragen tot u het Deblokkeren).
Zien wat elk bedrijf deelt
Selecteer een bedrijf in Verbindingen om de pagina ervan te openen. Wat elk bedrijf deelt toont naast elkaar wat u ermee deelt en wat het met u deelt (de lijst toont dat als U deelt en Zij delen). Elk bedrijf vinkt aan wat het deelt over de partijen die het aan het andere levert:
- Leveringen: het andere bedrijf kan u via de verbinding partijen leveren, en bij zijn terugroepingen ziet het welke van uw partijen uit zijn partijen komen.
- Certificaten en Labresultaten die op elke geleverde partij zijn vastgelegd, met wie erachter staat.
- EUDR-verklaring: het referentie- en verificatienummer van de zorgvuldigheidsverklaring die de partij dekt, met land en regio van herkomst.
- Geolocatie van percelen: de coördinaten van de herkomstpercelen van de partij, alleen voor EUDR-zorgvuldigheid (zie Geolocatie van percelen delen).
- CO₂-voetafdrukken die voor de partij of het product zijn gedeclareerd, precies zoals gedeclareerd, en Verwerkingsrendementen van de verwerking waaruit de partij komt.
- Altijd gedeeld: de naam van uw bedrijf, en bij een terugroeping het bericht dat de terugroeping nodig heeft. Nooit gedeeld: prijzen, aangeboden hoeveelheden, uw andere klanten en leveranciers.
Selecteer Wijzigen wat u deelt op de pagina; het geldt meteen. Delen legt vast wie wat verklaarde: het maakt het bewijs niet waar en de partij niet conform. Verbinding beëindigen stopt het delen vanaf dat moment; al geleverde partijen blijven in het register en beide bedrijven houden het andere in hun adresboek.
Geolocatie van percelen delen voor EUDR-zorgvuldigheid
Een klant die EUDR-producten op de EU-markt brengt, heeft voor zijn zorgvuldigheidsverklaring de percelen achter uw partijen nodig. Een perceel kan een boer herkenbaar maken; daarom draagt dit punt het label Kan een persoon herkenbaar maken en dient het alleen dat doel.
- Selecteer op de pagina van de verbinding in Verbindingen Wijzigen wat u deelt en vink Geolocatie van percelen, alleen voor EUDR-zorgvuldigheid aan.
- Lees de verklaring: de percelen zijn alleen voor de EUDR-zorgvuldigheid van de klant, en waar een perceel van een persoon is, heeft u diens toestemming of een andere rechtsgrond. Vink Wij bevestigen deze verklaring aan.
- Sla op en bevestig met uw tweede factor. Uw gegevens houden bij wie het bevestigde, en wanneer.
De klant ziet coördinaten, nooit de naam van het bedrijf, en u ziet elke keer dat hij ze raadpleegt. Automatisch verbonden zusterbedrijven delen elk punt behalve dit.
De activiteit met een bedrijf volgen
Op de pagina van een verbinding toont Activiteit wat er tussen uw bedrijven gebeurde, uit uw eigen gegevens: partijen die u van hen ontving, uw leveringen via de verbinding, terugroepingsberichten in beide richtingen en de stappen van de verbinding zelf. Kies onder Tonen Partijen, Terugroepingen of Verbinding om te beperken. Details toont hoe het begon en wie het vroeg.
Het overzicht van leveranciers en klanten
Het tabblad Leveranciers en klanten van Verbindingen toont links uw leveranciers en rechts uw klanten. Een leverancier waarmee u niet verbonden bent, toont Niet verbonden: u ziet de partijen, niet de certificaten, met Verbinden.
Partijen ontvangen van een verbonden leverancier
Partijen die een verbonden bedrijf aan u levert, verschijnen in Ontvangen, een tabblad van Oogsten en partijen, met hun partijcode, waar ze vandaan kwamen en, als de afzender ze deelt, hun certificaten. Selecteer Zoeken naar nieuwe partijen om opnieuw te kijken, en Een partij hieruit registreren om de goederen vast te leggen als uw eigen partij die uit de hunne komt (zie Goederen uit de partij van een leverancier). Een partij van een bedrijf waarmee u niet verbonden bent, biedt Verbinden met de afzender aan.
Selecteer Bewijs op een rij om per punt te zien wat de leverancier over die partij deelt, of Niet gedeeld. Als de geolocatie van percelen gedeeld is, toont Percelen tonen voor EUDR-zorgvuldigheid ze; de leverancier ziet dat uw bedrijf ze raadpleegde, en wanneer.
Een leverancier om bewijs vragen
Ontbreekt bij een ontvangen partij een certificaat, een labresultaat, de EUDR-verklaring of de percelen, vraag het dan hier aan de leverancier in plaats van per e-mail.
- Selecteer in Ontvangen Bewijs bij de partij en daarna Bewijs vragen.
- Vink onder Wat ontbreekt aan wat u nodig heeft of Iets anders, voeg desgewenst een bericht en een datum bij Antwoord vóór toe, en selecteer Verzoek versturen.
- Volg het in Bewijsverzoeken, tabblad Door u gevraagd. Zodra het Beantwoord is, selecteert u Sluiten, of binnen 30 dagen Ontbreekt nog om het weer te openen. Intrekken annuleert het zolang het wacht.
Per partij en soort kan één verzoek open staan. Een verzoek dat de assistent voorbereidde, wacht als Concept tot iemand Versturen selecteert. De leverancier krijgt een herinnering als de datum nadert; daarna zien beide Te laat.
Een bewijsverzoek beantwoorden
Als een klant u om bewijs vraagt, verschijnt het verzoek in Bewijsverzoeken, tabblad Aan u gevraagd, en krijgt u een melding.
- Open het verzoek, lees wat er gevraagd wordt en selecteer Beantwoorden.
- Vink aan wat u alleen voor die partij deelt, en voeg desgewenst een notitie toe. Leg een ontbrekend certificaat of labresultaat eerst op de partij vast. Geolocatie van percelen vraagt om Wij bevestigen deze verklaring en uw tweede factor.
- Selecteer Antwoord versturen, of Weigeren met een notitie.
Het antwoord legt vast wie wat verklaarde voor die partij; het blijft gedeeld zolang u verbonden bent. Berichten en notities zien alleen de twee bedrijven.
Partijen terugroepen over bedrijven heen
- Open op de partijpagina het menu en selecteer Terugroeping openen, of begin in Terugroepingen.
- Kies de partijen, Terugroeping (ze kunnen consumenten hebben bereikt) of Uit de handel nemen (vóór die tijd van de markt gehaald), de reden en een contactpersoon, controleer dan en bevestig met uw tweede factor.
- Elk bedrijf verderop dat A-REX gebruikt en partijen houdt die eruit zijn gemaakt, wordt geïnformeerd. U volgt ze onder Bedrijven; buiten uw eigen verbindingen ziet u alleen aantallen, nooit namen.
- Leg met Markeren als geïnformeerd vast wanneer u een autoriteit hebt geïnformeerd. A-REX informeert geen autoriteiten voor u.
- Selecteer Rapport over de reikwijdte op de pagina van de terugroeping om het rapportformulier al ingevuld met de partij te openen, en Terugroeping sluiten als het klaar is.
Een terugroeping zegt dat partijen mogelijk getroffen zijn. Alleen het minimum gaat mee: de partijcodes, de reden, de contactpersoon en de naam van uw bedrijf.
Een bericht van een leverancier
Roept een leverancier partijen terug die u hebt ontvangen, dan verschijnt een bericht onder Berichten van leveranciers in Terugroepingen, en in Ontvangen dragen de partijen het label Terugroeping met de referentie ervan. Selecteer Ontvangst bevestigen om de leverancier te laten weten dat u het hebt gezien, en Doorzetten naar mijn klanten om uw eigen terugroeping te openen van de partijen die u uit de hunne hebt gemaakt (daarvoor is uw tweede factor nodig).