Uw eerste partij registreren

Elke oogst of ontvangen partij wordt een traceerbare partij: product, landbouwbedrijf van herkomst, hoeveelheid en data, bevestigd door een goedkeurder. Vanaf dat moment kunnen kopers en auditors haar volgen vanaf het landbouwbedrijf. Elke levering, verwerkingsstap en elk certificaat wordt eraan gekoppeld.

Voeg voordat u begint het product toe aan uw catalogus en het landbouwbedrijf aan uw locaties. Uw traceerbaarheidsledger moet klaar zijn: dat ziet u op Start.

Een oogst registreren

1. Selecteer op Start of in Oogsten en partijen Oogst registreren.
2. Kies onder Wat is er geoogst het Product en voer de Hoeveelheid in. Uw partijcode is optioneel: de code op uw zakken, bonnen of etiketten.
3. Kies onder Waar het vandaan komt de Producent en het Landbouwbedrijf of perceel.
4. Voer onder Data de Oogstdatum in. De Vervaldatum volgt uit de houdbaarheid van het product; u kunt die wijzigen of leeg laten.
5. Kies onder Wie houdt de partij de Houder en de Plaats. Meestal is dat uw eigen magazijn.
6. Voeg Opmerkingen voor de goedkeurder toe als iets uitleg nodig heeft.
7. Controleer rechts Wat er gaat gebeuren en selecteer dan Ter goedkeuring verzenden.

Andere velden die het formulier kan vragen

Het formulier Oogst registreren in Oogsten en partijen voegt velden toe als ze van toepassing zijn:

• Ledger, als uw bedrijf er meer dan één heeft: kies die voor deze productlijn.
• De eenheid naast Hoeveelheid: de eenheid van het product onder Getoond in is al gekozen. Om de hoeveelheid in een andere eenheid in te voeren, zoals zakken of ton in plaats van kilogram, kiest u die in de lijst naast het veld. De partij wordt altijd vastgelegd in de basiseenheid van het product, meestal kilogram, en het formulier zegt wat wordt vastgelegd: "1.150 t = 1.150.000 kg vastgelegd". Komt de hoeveelheid niet uit op een heel aantal kilogram, zoals bij sommige bushels, dan toont het formulier de afgeronde hoeveelheid en vraagt u die te bevestigen. Zie Eenheden en hoeveelheden.
• Nog niet geoogst, onder Data: vink het aan voor een gewas dat vóór de oogst is verkocht. Zie Vóór de oogst verkochte partijen.
• Een sectie met de naam van een partijregel van uw bedrijf (Gevraagd door de regel), als de regel meer gegevens nodig heeft voor elke nieuwe partij. Vul de velden in die als nodig zijn gemarkeerd.

EUDR-zorgvuldigheidsverklaring

Voor een product dat onder de EUDR valt, toont het formulier EUDR-zorgvuldigheidsverklaring. Is de verklaring al ingediend, vul dan de Referentie van de EUDR-zorgvuldigheidsverklaring en het Verificatienummer uit het EU-informatiesysteem in. Beide zijn optioneel: u kunt ze later toevoegen met Informatie corrigeren op de pagina van de partij. Ze komen in de informatie van de partij, samen met de GTIN (barcodenummer) van het product en de GLN (locatienummer) van het bedrijf, als die zijn ingesteld. Zie EUDR.

Een partij van een producent ontvangen

Een partij die een producent bij u aflevert, registreert u met hetzelfde formulier. Kies de producent als Producent, diens landbouwbedrijf als Landbouwbedrijf of perceel en uw eigen magazijn als Houder. De partij begint dan in uw handen, traceerbaar tot het landbouwbedrijf van de producent.

Goederen uit de partij van een leverancier

Komen de goederen uit een partij die een leverancier in zijn eigen A-REX-registraties heeft geregistreerd, noem die partij dan, zodat de koppeling ermee wordt vastgelegd. Selecteer in Oogsten en partijen Oogst registreren en vul het formulier zoals gewoonlijk in, en dan:

1. Voer onder Ontvangen uit een partij van een leverancier de Referentie van de partij van de leverancier in zoals de leverancier die deelt.
2. Voeg, als u die hebt, de Referentie van de levering toe. Zonder die referentie gebruikt A-REX de laatste levering van die partij aan uw bedrijf.
3. Wat er gaat gebeuren meldt dan Legt vast waar deze partij vandaan komt: A-REX heeft de levering aan uw bedrijf in de registraties van de leverancier gevonden. Vindt het er geen, dan zegt het formulier waarom.

De pagina van de partij toont de partij van de leverancier dan onder Afkomstig van. Zie Partijen van uw leveranciers.

Wat wordt vastgelegd

Na goedkeuring bewaart de ledger:

• het product en de grondstofcode, de hoeveelheid in de basiseenheid van het product (kilogram voor alles wat wordt gewogen), en uw partijcode;
• de oogstdatum en de vervaldatum;
• wie de partij houdt;
• de herkomst, als herkomstreferentie van de locatie (nooit de ligging);
• wie haar heeft geregistreerd en wanneer.

De registratie krijgt het bewijsniveau Verklaard door uw bedrijf: de ledger legt vast dat uw bedrijf deze feiten heeft verklaard en wanneer, niet dat ze waar zijn. Zie Bewijsniveaus.

Wat niet wordt vastgelegd

• Namen, fiscale nummers, contactgegevens en coördinaten blijven versleuteld in uw register. Als een partijcode of opmerking persoonsgegevens bevat, weigert het formulier die.
• Opmerkingen voor de goedkeurder zijn alleen zichtbaar voor uw team, nooit in de ledger.
• Labresultaten en certificaten voegt u later toe, vanaf de pagina van de partij. Zie Certificaten.

Een landbouwbedrijf zonder geolocatie levert nog steeds een traceerbare partij op, maar zonder het locatiebewijs dat de EUDR vraagt.

De goedkeuring die volgt

Na het verzenden ziet u Oogst ter goedkeuring verzonden. Er wordt niets vastgelegd totdat een lid het goedkeurt in Voorstellen, waar u het kunt volgen. De goedkeurder leest het als een zin, zoals "12 t Groene koffie van Lote Alto registreren voor uw bedrijf", en besluit om goed te keuren of af te wijzen.

Als uw bedrijf acties met een laag risico automatisch laat goedkeuren, staat in de bevestiging Het is automatisch goedgekeurd en wordt vastgelegd.

Na vastlegging verschijnt de partij in Oogsten en partijen met haar Verloop. Lees Goedkeuren wat uw team verzendt voor de kant van de goedkeurder.

Als er iets niet klopt

Vóór de goedkeuring kan de goedkeurder het afwijzen met een reden, en registreert u het opnieuw. Na de goedkeuring wordt de registratie nooit bewerkt, maar u kunt het nog rechtzetten vanaf de pagina van de partij in Oogsten en partijen:

• Een verkeerde partijcode, hoeveelheid, datum of kwaliteit in de informatie van de partij: Informatie corrigeren. De eerdere versie blijft vastgelegd. Zie De informatie van een partij corrigeren.
• Goederen die na de registratie verloren of bedorven zijn: Uit de administratie halen. Zie Een hoeveelheid uit de administratie halen.
• Een partij die niet mag bewegen: Status wijzigen. Zie De status van een partij wijzigen.