Las automatizaciones hacen el trabajo de rutina por vos: alertas, informes, mensajes a tu ERP y propuestas para tus aprobadores. Cada una se lee como una frase, así cualquiera entiende qué hace:
Cuando un certificado vence en 30 días, avisar a los auditores.
Las automatizaciones nunca aprueban nada. Lo que proponen espera a una persona, y nada se ejecuta hasta que un propietario o administrador la publica.
Cuando, Si, Entonces
- Cuando: lo que la dispara, agrupado en la lista de disparadores como en el menú. Un lote se registra, se entrega, se procesa o cambia de estado; un certificado se agrega, se retira o está por vencer; se pide una aprobación, se decide o lleva demasiado esperando; una entrega queda en espera o falla; un informe está listo, se firma o se asienta en el registro; se agrega o se modifica una parte, un sitio o un producto; se invita a una persona o un miembro se suma o se va; llega un mensaje de otro sistema; cambia una solicitud de soporte; una regla de lotes detiene una operación; Un número cruza un valor; o una Programación.
- Solo si: las condiciones que se tienen que cumplir, como «el producto es …» o «el país del receptor está en la UE». Continuar cuando se cumplen todas, alguna o ninguna. Cuando no se cumplen, la automatización se detiene sin hacer ruido.
- Entonces: lo que hace: Avisar en la consola, Enviar un correo a miembros, Proponer un cambio de estado, Proponer un certificado, Proponer una configuración de regla de lotes, Registrar con un complemento, Generar un informe o Enviar un mensaje a otro sistema.
- Elegir uno ejecuta solo el primer caso que coincide, con un En cualquier otro caso. Caminos en paralelo se ejecutan al mismo tiempo, cada uno con su condición. Un paso que se ramifica termina su secuencia, y las ramas llegan como mucho a dos niveles de profundidad.
Armala en el lienzo
- Abrí Automatizaciones y seleccioná Nueva automatización, o empezá desde Plantillas con Usar plantilla.
- El lienzo dibuja el flujo de arriba hacia abajo. Seleccioná un paso para editar su configuración en el panel de la derecha.
- Seleccioná + entre dos pasos, o Agregar un paso, para sumar una acción o una rama. El panel ofrece solo lo que encaja ahí.
- Se lee así, arriba del lienzo, muestra la frase completa. Leer cada rama lista una frase por rama.
- Corregí lo que muestra la lista de problemas («2 puntos por corregir antes de publicar»). Al seleccionar un problema, vas a su paso.
Usá Ajustar a la vista para ver todo el flujo, o pasá de Lienzo a Lista para ver un esquema simple.
Pedir una revisión antes de un paso
Algunos pasos no deberían seguir sin que antes los mire una persona. En la configuración del paso, en el lienzo de Automatizaciones, activá Pedir a un propietario o administrador antes de este paso.
- Cuando una ejecución llega a ese paso, su secuencia se pausa y la ejecución muestra Esperando revisión. Los propietarios y administradores reciben un solo aviso; los otros caminos de la ejecución siguen mientras tanto.
- En Ejecuciones, un propietario o administrador selecciona Continuar. Un propietario, administrador u operador puede seleccionar Detener.
- Si nadie decide en 72 horas, la secuencia se detiene sola. Una secuencia detenida termina la ejecución como Cancelada o Correcta en parte, nunca como Fallida.
Una ejecución de prueba indica que el paso esperaría, y no espera.
Repetir un paso para cada lote
Un paso que propone algo puede ejecutarse una vez por cada lote que nombra su disparador. En la configuración del paso, en Automatizaciones, poné Hacerlo en Para cada lote que nombra (después de Informe firmado u otro disparador de informes), o en Para cada lote que usó o Para cada lote que produjo (después de un procesamiento).
- Dentro del paso, «el lote» es cada uno de esos lotes, con sus propios campos y su unidad.
- Cada lote recibe una propuesta, nunca dos, hasta 50 lotes por ejecución; una ejecución con más se rechaza entera.
- Un lote que falla no frena a los demás. La ejecución lista cada lote con su propuesta, o por qué falló («3 de 4 lotes hechos»).
Calcular un valor
Registrar con un complemento puede completar un valor con Un cálculo: Tomar una cantidad del lote, Leído en una unidad como toneladas, multiplicar o dividir Por un número o un valor de la empresa, y Redondear. El formulario resuelve un ejemplo mientras escribís («1.200 kg → 1,2 t × 0,12 = 0,144 t CO₂e») y te avisa cuando un lote así de chico fallaría. La ejecución y la aprobación muestran Cómo se calcularon los valores. Mirá Valores de la empresa y cálculos.
Borradores y pruebas
Guardar borrador guarda tu trabajo sin ejecutarlo. En Automatizaciones, seleccioná Probar…, elegí un Lote o editá el Evento de ejemplo, y seleccioná Ejecutar prueba. Las condiciones y las ramas se evalúan de verdad; las acciones solo se simulan. El resultado se dibuja en el lienzo: «Resultado de la prueba: no se envió ni cambió nada.»
Quién la activa
Los operadores crean borradores, los prueban y los pausan. Los propietarios y administradores la activan con Publicar desde Automatizaciones: un resumen lista lo que va a hacer la automatización, adónde envía mensajes y qué propuestas prepara («igual necesita la aprobación de un propietario o administrador»), y después pide un código de la app de autenticación. Una vez publicada, muestra Activa. Usá Pausar, Reanudar o Archivar en la lista.
En Configuración › Automatizaciones, el propietario elige quién puede aprobar lo que proponen las automatizaciones, y los propietarios y administradores pueden Detener todas las automatizaciones de una vez.
Ejecuciones, y por qué se omitió un paso
Cada ejecución aparece en Ejecuciones: Esperando revisión, Correcta, Correcta en parte, Fallida, No se cumplieron las condiciones, Omitida o Cancelada. Abrí una ejecución para ver qué condiciones se cumplieron, qué rama se ejecutó y qué hizo cada paso, con enlaces a lo que creó. Reintentar paso repite un paso que falló.
- No tomado: el paso está en una rama que no se eligió.
- Omitido pasa cuando un paso anterior falló y su opción Si este paso falla era Detener esta rama; cuando todas las automatizaciones están detenidas; cuando se alcanzó el límite mensual; o cuando quien la publicó perdió el acceso o la verificación en dos pasos. En ese último caso, la automatización queda en pausa hasta que otro propietario o administrador la vuelva a publicar.