Productos
Primero, una empresa arma su catálogo de productos: lo que rastrea, con el código de mercancía de su país (HS, NCM, CN, HTS y otros, contrastados con las listas oficiales), la unidad en la que las personas lo ven y cuánto tiempo se conserva un lote. Un grupo de empresas mantiene un solo catálogo, que cada empresa adopta con su propio código nacional.
Los lotes también pueden llevar identificadores GS1 (GTIN para el producto, GLN para un sitio) y, para las mercancías alcanzadas por la EUDR, la referencia de la declaración de diligencia debida.
Cantidades y unidades
Cada producto tiene una unidad base, elegida según lo que mide: kilogramos para la masa, litros para el volumen, piezas para lo que se cuenta. Los lotes se registran en esa unidad base.
Las personas siguen trabajando en las unidades que conocen. Un formulario acepta toneladas, libras, sacos o bushels y los convierte con exactitud; los sacos y los bushels dependen del producto (un saco de café no es un saco de soja). Cuando una conversión no da una unidad entera, el formulario muestra la cantidad redondeada y pide confirmación. Nada se redondea sin avisar. Las listas y las páginas muestran cada lote en la unidad de visualización del producto, con la cantidad registrada en Registrado como.
Los lotes registrados en toneladas o sacos enteros antes de la unidad base se pueden seguir usando. Para mover una parte de uno, Registrar en kilogramos crea un lote del mismo producto, con la misma cantidad, origen y fechas, en la unidad base; se aprueba como cualquier procesamiento.
Registrar un lote
Un lote se registra cuando una empresa lo cosecha o lo recibe de un productor. El lote registra su producto, su cantidad, el código de lote propio de la empresa, las fechas de cosecha y de vencimiento, y una referencia de origen de la finca o la parcela. La referencia de origen nunca se hace a partir de la ubicación de la parcela, así que el registro público no dice nada sobre dónde está una finca.
Un cultivo vendido antes de la cosecha se puede registrar como Aún no cosechado y completarse más adelante con el día de la cosecha.
Entregas
Una entrega pasa un lote, o parte de él, a un cliente, un almacén o un procesador. Varios lotes pueden ir en una sola entrega: van todos o no va ninguno. Las reglas de lotes de la empresa se revisan antes de que algo se mueva; cuando un receptor todavía no está autorizado a recibir lotes, la entrega lo indica y espera hasta que los administradores de la empresa autoricen a ese receptor.
Los lotes entregados por otra empresa que también usa la plataforma llegan a Recibidos, con sus certificados y la evidencia que esa empresa comparte.
Procesamiento
El procesamiento hace lotes nuevos a partir de lotes existentes, y cada lote nuevo conserva el vínculo con sus entradas:
- Dividir un lote en varios, o combinar lotes del mismo producto.
- Procesar lotes para obtener otro producto: secado, trillado, tostado, molienda, prensado, faena.
El formulario compara lo que entra con lo que sale en la misma unidad y avisa cuando la salida parece demasiado alta o demasiado baja para el producto.
Linaje
Cada lote se puede seguir hacia atrás hasta sus fincas y hacia adelante hasta todos los que tienen una parte de él. Cuando un lote proviene del lote de otra empresa, su página muestra Proviene de con ese lote, incluso entre empresas. Este linaje es el que usa un retiro para encontrar cada lote que puede estar afectado.
Cambios de estado y correcciones
La historia de un lote nunca se edita. En su lugar:
- un lote puede quedar retenido mientras se revisa algo, marcarse no apto después de un análisis fallido, liberarse de nuevo o cerrarse para siempre;
- la información errónea (un nombre, un código de lote, una cantidad, una fecha, un origen o una calidad) se corrige: la versión corregida reemplaza a la actual una vez aprobada, y la versión anterior queda registrada;
- las mercancías perdidas, deterioradas, destruidas o consumidas fuera de los registros se dan de baja del registro, con el motivo, una vez que el propietario lo aprueba.
Cada una de estas acciones es una propuesta que aprueba una persona, y cada una aparece en la Historia del lote.
Revisar un lote desde fuera
Cada versión de la información de un lote tiene una huella registrada en el registro de trazabilidad. Cualquiera puede volver a calcularla a partir de la información publicada y compararla, sin cuenta y sin depender de A-REX.
Para saber más
- En la ayuda: Registra tu primer lote, Dividir, unir y procesar lotes, Entregar un lote, Unidades y cantidades.
- En el whitepaper: Estándar central, sobre cómo se definen los lotes y el linaje.