Voordat uw team zijn eerste oogst vastlegt, heeft uw bedrijf een profiel nodig, een statutaire zetel, mensen met de juiste rollen en een tweede factor voor iedereen die kan goedkeuren. Het kost een paar minuten, en het meeste kunt u later nog wijzigen.
De inrichting leidt u erdoor op volledig scherm, voordat A-REX opent, in zeven stappen: Bedrijf, Producten, Locaties, Team, Sleutels, Ledger en Controle. Uw voortgang wordt onderweg opgeslagen; met Opslaan en afsluiten gaat u later verder, en u gaat verder waar u was gebleven. A-REX opent voor het hele bedrijf wanneer u Afronden en A-REX openen selecteert. Deze gids behandelt het bedrijf, het team, het afronden van de inrichting en tweefactorauthenticatie. Producten, locaties en sleutels hebben hun eigen gidsen; een groep bedrijven heeft eerst een eigen inrichting.
Het profiel van uw bedrijf
- Open de inrichting en ga naar de stap Bedrijf. Die komt eerst: de andere stappen openen zodra die is opgeslagen.
- Voer de Bedrijfsnaam in die uw partners kennen.
- Kies het Land waar het bedrijf is ingeschreven en, voor de Verenigde Staten, de Staat.
- Kies eventueel het Type fiscaal nummer van uw land (CNPJ, CUIT, RFC, btw-nummer…) en voer het Fiscaal nummer in. Het wordt versleuteld bewaard en nooit naar de ledger geschreven.
- Selecteer Doorgaan.
De naam, het logo, de accentkleur en de standaardtaal kunt u later wijzigen in Instellingen › Algemeen.
Uw statutaire zetel bepaalt hoe sleutels worden bewaard
Het land (en de staat) dat u kiest, is de statutaire zetel van uw bedrijf. Die bepaalt welke bewaarregels gelden, welke identificatienummers en eenheden u ziet en welke rapporten worden aangeboden. Ze hoort alleen bij dit bedrijf en wordt nooit van uw organisatie overgenomen.
Bewaring betekent: wie de sleutels heeft waarmee de registraties van uw bedrijf kunnen worden gewijzigd. Waar de wet het toestaat, kiest de eigenaar in de stap Sleutels tussen Beheerde bewaring: A-REX ondertekent mee (2 van 3) en Sleutels alleen op uw apparaten (geen A-REX-sleutel). Waar beheerde bewaring niet is toegestaan, wordt alleen de tweede optie aangeboden. U kunt kiezen totdat uw ledger is voorbereid. Zie Rechtsgebied en bewaring voor de regels van uw land, en Uw sleutels voor wat elke keuze betekent.
Uw team uitnodigen
Voor goedkeuringen is een tweede persoon nodig, dus nodig minstens één collega uit.
- Open Leden en rollen en selecteer Lid uitnodigen, of ga naar de stap Team van de inrichting.
- Voer het E-mailadres in en kies de Rol. De stap Team biedt Operator, Auditor en Beheerder aan; in Leden en rollen wordt elke rol aangeboden.
- Selecteer Uitnodiging verzenden. De persoon krijgt een e-mail met een link om lid te worden.
In de inrichting gaat Doorgaan verder zodra u iemand hebt uitgenodigd, en met Later doen laat u het team voor later.
Kies de kleinste rol die past: Operator om dagelijks werk te registreren en goed te keuren, Goedkeurder om goed te keuren zonder zelf iets aan te maken, Auditor om te lezen en te controleren, Lezer om alleen te lezen, Beheerder om het team, het register en de instellingen te beheren. Elke rol wordt uitgelegd in Rollen. Gebruik Rol wijzigen of Uit organisatie verwijderen in de rij van een lid. Voor wijzigingen aan leden wordt een code uit uw authenticator-app gevraagd.
De inrichting afronden
- Ga naar de stap Controle van de inrichting. Die toont elke stap als Klaar, Te doen of Overgeslagen.
- Selecteer Wijzigen bij een stap om ernaar terug te gaan.
- Selecteer Afronden en A-REX openen.
Het bedrijfsprofiel en beide passkeys zijn nodig, en ook een gestarte ledger als A-REX die voorbereidt; tot die tijd toont de pagina ze onder Nog nodig. Overgeslagen stappen blijven in de inrichtingslijst op de startpagina. Zolang de inrichting niet is afgerond, zien andere leden dat het bedrijf wordt ingericht. U kunt de inrichting later opnieuw openen, bijvoorbeeld om meer producten te kiezen.
Tweefactorauthenticatie inschakelen
Eigenaren, beheerders, operators en goedkeurders moeten een authenticator-app gebruiken. Zolang die niet is ingesteld, blijft de rest van de console voor hen gesloten.
- Open Uw aanmelding en selecteer Authenticator instellen.
- Voer uw wachtwoord in, scan de code met uw authenticator-app en bewaar de back-upcodes.
- Typ de 6-cijferige code en selecteer Activeren.
Om het voor iedereen te verplichten, zet u Tweestapsverificatie op Alle leden in Leden en rollen. Elke goedkeuring vraagt om een nieuwe code in een venster Bevestig dat u het bent.
Hoe goedkeuringsregels werken
Niets komt in de ledger zonder de goedkeuring van een persoon. De regel staat in de stappen van elke goedkeuring:
- Eén lid met goedkeuringsrechten, iemand anders dan degene die het vroeg, keurt het goed in Voorstellen. Een eigenaar mag in de console goedkeuren wat hij zelf heeft gevraagd.
- Wijzigingen die A-REX-operations voorbereidt, en wijzigingen aan uw beheeraccount, worden alleen door de eigenaar goedgekeurd.
- Wat automatiseringen voorstellen, wordt goedgekeurd door eigenaren en beheerders, tenzij de eigenaar dat wijzigt in Instellingen › Automatiseringen.
- De eigenaar kan acties met een laag risico, zoals een oogst registreren of een levering tussen uw eigen locaties, automatisch laten goedkeuren. Acties die automatiseringen of andere systemen voorstellen, worden nooit automatisch goedgekeurd.
Lees Keur goed wat uw team verstuurt om te zien hoe een beslissing wordt genomen.