Labanalyses, biologische of fytosanitaire certificaten en EUDR-verklaringen horen bij de partijen die ze beschrijven. Als u ze toevoegt, kunnen kopers en auditors elk certificaat naast het originele document leggen. En u ziet in één oogopslag wat geldig is en wat verloopt.
Een certificaat toevoegen
- Open Certificaten en selecteer Certificaat toevoegen. Gebruik op de pagina van een partij Toevoegen in het onderdeel Certificaten.
- Kies onder Certificaat de Partij en het Type: kwaliteitsanalyse door laboratorium, mycotoxineanalyse, biologisch certificaat, EUDR-zorgvuldigheidsverklaring enzovoort. De eigen certificaattypen van uw bedrijf staan na de standaardtypen (zie Uw eigen certificaattypen).
- Kies onder Uitgegeven door het Laboratorium of certificerende instelling uit uw register. Voeg labs en certificerende instellingen eerst toe als relaties.
- Voer het Certificaatnummer in zoals het is gedrukt. Voer onder Geldigheid de Uitgiftedatum in en, als het certificaat verloopt, Geldig tot.
- Sleep onder Document de pdf of afbeelding naar het formulier (tot 25 MB). Het bestand blijft op uw computer: alleen de vingerafdruk wordt vastgelegd. Zo kan iedereen met het origineel controleren of het overeenkomt. Bewaar het origineel. Zonder bestand is het certificaatnummer genoeg.
- Voeg Opmerkingen voor de goedkeurder toe, controleer Wat er gaat gebeuren en selecteer Ter goedkeuring verzenden.
Vertrouwde uitgevers
Uw bedrijf beslist welke labs en certificerende instellingen het vertrouwt, per certificaattype. A-REX beslist dat nooit voor u. Vermeld bij het toevoegen van een relatie in Relaties de Certificaattypen die ze afgeven: de eigenaar geeft één goedkeuring per type. Daarna worden hun certificaten vastgelegd zonder te wachten. Het tabblad Vertrouwde uitgevers van Certificaten toont wie voor wat wordt vertrouwd. Zie Vertrouwde uitgevers.
Wachten op goedkeuring van de uitgever
Als de uitgever nog niet wordt vertrouwd voor dat type, meldt Certificaat toevoegen dat voordat u verzendt: "‹uitgever› is nog niet goedgekeurd om ‹certificaat› uit te geven", en Wat er gaat gebeuren zegt dat de uitgever het ondertekent zodra uw eigenaar de uitgever goedkeurt. U kunt het toch verzenden. Nadat het certificaat is goedgekeurd:
- A-REX bereidt "‹uitgever› vertrouwen als uitgever van ‹certificaat›" voor uw beheeraccount voor.
- De eigenaar keurt het goed in Voorstellen en ondertekent met de passkey van de eigenaar.
- Het certificaat wordt vanzelf vastgelegd.
Intussen toont het certificaat Wacht op goedkeuring van de uitgever. Zie Wachtstatussen.
Vervaldatum
Geldig tot staat in de lijst Certificaten en op de pagina van de partij. Start toont Certificaten die verlopen. Een levering kan worden geweigerd als een vereist certificaat ontbreekt, verlopen is of is ingetrokken. Wilt u vooraf gewaarschuwd worden? Gebruik dan het sjabloon Melding bij verlopend certificaat in Automatiseringen en het rapport Geldigheid van certificaten. Om een certificaat terug te nemen dat is vervangen of per vergissing is toegevoegd, zie Een certificaat intrekken.
De certificaten controleren die een partij nodig heeft
Controleer vóór een levering of een partij de certificaten heeft die uw koper vraagt. Kies op de pagina van de partij in Oogsten en partijen, of bij leveringen in Leveringen, Bewijs controleren. Kies onder Eisen de optie Vereiste certificaten, kies de typen onder Te zoeken certificaten en kies Controleren. Elk type staat er als Bewijs vastgelegd, Ontbreekt, Verlopen of Ingetrokken, met het certificaat erachter. Alleen uitgevers die uw bedrijf nog vertrouwt tellen mee. Zie Bewijscontrole.
Bewijsniveaus
Elk certificaat heeft een label dat zegt wie erachter staat. Selecteer het label om Over dit bewijs te lezen.
| Label | Wat het betekent |
|---|---|
| Verklaard door uw bedrijf | Uw bedrijf heeft het met zijn eigen sleutel verklaard. Niemand anders heeft het bevestigd. |
| Vastgelegd door uw bedrijf voor ‹party› | Uw bedrijf heeft het ondertekend via het account dat het voor die relatie beheert. De relatie heeft het niet ondertekend. |
| Ondertekend door ‹party› | De relatie heeft het vanuit het eigen account ondertekend. Bij opname in uw register heeft ze bewezen dat ze dat account beheert. |
| Ondertekend door een account dat niet in uw register staat | Uw beheeraccount vertrouwt deze ondertekenaar voor dit type, maar niemand kan zeggen wie het is. Sommige overzichten korten dit af tot "Ondertekenaar niet in uw register". |
De ledger legt vast wie wat heeft verklaard, wanneer en met welk bewijs. Dat maakt een certificaat niet waar. Zie Bewijsniveaus.
Waarom het resultaat van een lab "voor het lab is vastgelegd"
De meeste labs ondertekenen nog niet met een eigen account. A-REX beheert namens uw bedrijf een account voor het lab. Als u het resultaat van het lab toevoegt, ondertekent uw bedrijf via dat account. Daarom zegt de console Vastgelegd door uw bedrijf voor ‹lab›, nooit "Uitgegeven door ‹lab›". Kopers en auditors lezen het als een verklaring van uw bedrijf, op basis van het document dat u bewaart.
Een certificaat toont alleen Ondertekend door ‹lab› als het lab ondertekent vanuit een account dat het zelf beheert. Ook dan laat het alleen zien dat het geregistreerde account van het lab heeft ondertekend, niet dat wat op het papier staat waar is.