Analisi di laboratorio, certificati biologici o fitosanitari e dichiarazioni EUDR appartengono ai lotti che descrivono. Allegarli permette ad acquirenti e revisori di confrontare ogni certificato con il documento originale, e a te di vedere a colpo d'occhio cosa è valido e cosa sta per scadere.
Allega un certificato
- Apri Certificati e seleziona Allega certificato. Nella pagina di un lotto, usa Allega nella sezione Certificati.
- In Certificato, scegli il Lotto e il Tipo: analisi di qualità di laboratorio, analisi delle micotossine, certificato biologico, dichiarazione di dovuta diligenza EUDR e così via. I tipi di certificato propri della tua azienda compaiono dopo quelli standard (vedi I tuoi tipi di certificato).
- In Emesso da, scegli il Laboratorio o ente certificatore dalla tua anagrafica. Prima aggiungi laboratori ed enti certificatori come controparti.
- Inserisci il Numero del certificato come riportato sul documento. In Validità, inserisci la Data di emissione e, se scade, Valido fino al.
- In Documento, trascina il PDF o l'immagine (fino a 25 MB). Il file resta sul tuo computer: viene registrata solo la sua impronta, così chiunque abbia l'originale può verificare che corrisponda. Conserva l'originale. Senza file, basta il numero del certificato.
- Aggiungi le Note per l'approvatore, controlla Cosa succederà e seleziona Invia per approvazione.
Emittenti riconosciuti
È la tua azienda a decidere di quali laboratori ed enti certificatori si fida, un tipo di certificato alla volta. A-REX non lo decide mai al posto tuo. Quando aggiungi una controparte in Controparti, elenca i Tipi di certificato che emette: il proprietario dà un'approvazione per ogni tipo, e i suoi certificati vengono poi registrati senza attese. La scheda Emittenti riconosciuti di Certificati elenca chi è riconosciuto per cosa. Vedi Emittenti riconosciuti.
In attesa dell'approvazione dell'emittente
Se l'emittente non è ancora riconosciuto per quel tipo, Allega certificato lo dice prima dell'invio: "‹emittente› non è ancora approvato per emettere ‹certificato›", e Cosa succederà dice che l'emittente lo firma quando il tuo proprietario lo approva. Puoi comunque inviarlo. Dopo l'approvazione del certificato:
- A-REX prepara "Riconoscere ‹issuer› come emittente di ‹certificate›" per il tuo account di amministrazione.
- Il proprietario lo approva in Proposte e lo firma con la passkey del proprietario.
- Il certificato viene registrato da solo.
Nel frattempo il certificato mostra In attesa dell'approvazione dell'emittente. Vedi Stati di attesa.
Scadenza
Valido fino al è mostrato nell'elenco Certificati e nella pagina del lotto. La Home elenca i Certificati in scadenza. Una consegna può essere rifiutata quando un certificato richiesto manca, è scaduto o è ritirato. Per essere avvisato in anticipo, usa il modello Avviso di scadenza dei certificati in Automazioni, e il report Validità dei certificati. Per ritirare un certificato sostituito o allegato per errore, vedi Ritirare un certificato.
Verificare i certificati di cui un lotto ha bisogno
Prima di una consegna, verifica che un lotto abbia i certificati che chiede il tuo acquirente. Nella pagina del lotto in Raccolti e lotti, o sulle consegne in Consegne, seleziona Verifica evidenze. In Requisiti, scegli Certificati richiesti, indica i tipi in Certificati da cercare e seleziona Verifica. Ogni tipo compare come Evidenza registrata, Mancante, Scaduta o Ritirata, con il certificato che ci sta dietro. Contano solo gli emittenti che la tua azienda considera ancora affidabili. Vedi Verifica delle evidenze.
Livelli di evidenza
Ogni certificato porta un'etichetta che dice chi ci sta dietro. Seleziona l'etichetta per leggere Su questa evidenza.
| Etichetta | Cosa significa |
|---|---|
| Dichiarato dalla tua azienda | La tua azienda lo ha dichiarato con la propria chiave. Nessun altro lo ha confermato. |
| Registrato dalla tua azienda per ‹party› | La tua azienda lo ha firmato tramite l'account che gestisce per quella controparte. La controparte non lo ha firmato. |
| Firmato da ‹party› | La controparte lo ha firmato dal proprio account, di cui ha dimostrato il controllo quando è stata aggiunta alla tua anagrafica. |
| Firmato da un account che non è nella tua anagrafica | Il tuo account di amministrazione si fida di questo firmatario per questo tipo, ma nessuno può dire chi sia. Alcuni riepiloghi lo abbreviano in "Firmatario non presente nella tua anagrafica". |
Il registro registra chi ha dichiarato cosa, quando e con quale evidenza. Non rende vero un certificato. Vedi Livelli di evidenza.
Perché il risultato di un laboratorio è "registrato per il laboratorio"
La maggior parte dei laboratori non firma ancora con un account proprio. A-REX gestisce un account per il laboratorio per conto della tua azienda, e quando alleghi il risultato del laboratorio, è la tua azienda a firmare tramite quell'account. Per questo la console dice Registrato dalla tua azienda per ‹lab›, mai "Emesso da ‹lab›". Acquirenti e revisori lo leggono come una dichiarazione della tua azienda, basata sul documento che detieni.
Un certificato riporta Firmato da ‹lab› solo quando il laboratorio firma da un account che controlla direttamente. Anche in quel caso indica che ha firmato l'account registrato del laboratorio, non che ciò che dice il documento sia vero.