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Lotes y cosechas · Guía

Registrá tu primer lote

Registrá una cosecha o un lote que recibís, mirá qué va al registro y qué queda privado, y envialo a aprobación.

Cada cosecha o lote que recibís se convierte en un lote trazable: producto, campo de origen, cantidad y fechas, confirmados por un aprobador. Desde ese momento, compradores y auditores pueden seguirlo desde el campo, y cada entrega, procesamiento y certificado queda vinculado a él.

Antes de empezar, agregá el producto a tu catálogo y el campo a tus sitios. Tu registro de trazabilidad tiene que estar listo: Inicio lo indica.

Registrar una cosecha

  1. En Inicio o en Cosechas y lotes, seleccioná Registrar cosecha.
  2. En Qué se cosechó, elegí el Producto e ingresá la Cantidad. Tu código de lote es opcional: el código de tus bolsas, tickets o etiquetas.
  3. En De dónde viene, elegí el Productor y el Campo o lote de cultivo.
  4. En Fechas, ingresá la Fecha de cosecha. La Fecha de vencimiento sale de la vida útil del producto; podés cambiarla o dejarla vacía.
  5. En Quién tiene el lote, elegí el Tenedor y el Lugar. Normalmente es tu propio depósito.
  6. Agregá Notas para el aprobador si algo necesita una explicación.
  7. Revisá Qué va a pasar, a la derecha, y seleccioná Enviar a aprobación.

Otros campos que puede pedir el formulario

El formulario Registrar cosecha de Cosechas y lotes suma campos cuando corresponden:

  • Registro, cuando tu empresa tiene más de uno: elegí el de esta línea de productos.
  • La unidad al lado de Cantidad: la unidad de Se muestra en del producto ya viene elegida. Para escribir la cantidad en otra unidad, por ejemplo bolsas o toneladas en lugar de kilos, elegila en la lista al lado del campo. El lote siempre se registra en la unidad base del producto, normalmente kilogramos, y el formulario dice qué se va a registrar: «1.150 t = 1.150.000 kg registrados». Si la cantidad no da kilos enteros, como con algunos bushels, el formulario muestra la cantidad redondeada y te pide que la confirmes. Mirá Unidades.
  • Aún no cosechado, en Fechas: marcalo para un cultivo vendido antes de su cosecha. Mirá Lotes vendidos antes de la cosecha.
  • Una sección con el nombre de una regla de lotes de tu empresa (Pedido por la regla), cuando la regla necesita más datos para cada lote nuevo. Completá los que figuran como necesarios.

Declaración de diligencia debida EUDR

Para un producto sujeto a la EUDR, el formulario muestra Declaración de diligencia debida EUDR. Si la declaración ya se presentó, ingresá la Referencia de la declaración de diligencia debida EUDR y el Número de verificación del Sistema de Información de la UE. Los dos son opcionales: podés agregarlos más tarde con Corregir información en la página del lote. Van a la información del lote junto con el GTIN (número del código de barras) del producto y el GLN (número de ubicación) del campo, cuando están configurados. Mirá EUDR.

Recibir un lote de un productor

Un lote que te entrega un productor se registra con el mismo formulario. Elegí al productor como Productor, su campo como Campo o lote de cultivo y tu propio depósito como Tenedor. Así el lote empieza su vida en tus manos, trazable hasta el campo del productor.

Mercadería de un lote de un proveedor

Cuando la mercadería viene de un lote que un proveedor registró en sus propios registros de A-REX, nombrá ese lote para que quede asentado el vínculo con él. En Cosechas y lotes, seleccioná Registrar cosecha y completá el formulario como siempre, y después:

  1. En Recibido de un lote de un proveedor, ingresá la Referencia del lote del proveedor tal como te la comparte el proveedor.
  2. Si la tenés, agregá la Referencia de la entrega. Sin ella, A-REX usa la última entrega de ese lote a tu empresa.
  3. Qué va a pasar dice entonces Registra de dónde viene este lote: A-REX encontró la entrega a tu empresa en los registros del proveedor. Si no encuentra ninguna, el formulario te dice por qué.

La página del lote lista entonces el lote del proveedor en Proviene de. Mirá Lotes de tus proveedores.

Qué se asienta

Una vez aprobado, el registro guarda:

  • el producto y su código de mercancía, la cantidad en la unidad base del producto (kilogramos para lo que se pesa) y tu código de lote;
  • la fecha de cosecha y la fecha de vencimiento;
  • quién tiene el lote;
  • el origen, como la referencia de origen del sitio (nunca su ubicación);
  • quién lo registró y cuándo.

El registro lleva el nivel de evidencia Declarado por tu empresa: el registro asienta que tu empresa declaró estos datos y cuándo, no que sean ciertos. Mirá Niveles de evidencia.

Qué no se asienta

  • Los nombres, las identificaciones fiscales, los contactos y las coordenadas quedan cifrados en tu directorio. Si un código de lote o una nota contiene datos personales, el formulario lo rechaza.
  • Las Notas para el aprobador las ve solo tu equipo; nunca van al registro.
  • Los análisis de laboratorio y los certificados se adjuntan después, desde la página del lote. Mirá Certificados.

Un campo sin geolocalización igual da un lote trazable, pero sin la evidencia de ubicación que pide la EUDR.

La aprobación que sigue

Después de enviarlo, ves Cosecha enviada a aprobación. No se asienta nada hasta que un miembro lo aprueba en Propuestas, donde podés seguirlo. El aprobador lo lee como una frase, por ejemplo «Registrar 12 t de Café verde de Lote Alto para tu empresa», y decide si lo aprueba o lo rechaza.

Si tu empresa permite que las acciones de bajo riesgo se aprueben automáticamente, la confirmación dice Se aprobó automáticamente y se está registrando.

Una vez asentado, el lote aparece en Cosechas y lotes con su Historia. Leé Aprobá lo que manda tu equipo para ver el lado del aprobador.

Si algo está mal

Antes de la aprobación, el aprobador puede rechazarlo con un motivo, y vos lo registrás de nuevo. Después de la aprobación, el registro nunca se edita, pero igual podés corregirlo desde la página del lote en Cosechas y lotes: