El documento detrás de un certificado, como un informe de laboratorio o un certificado orgánico, se guarda con los documentos de tu empresa. Tú decides quién puede abrirlo, y cada apertura desde fuera de tu empresa queda registrada.
Qué se guarda y qué se revisa
Cuando adjuntas un certificado, el archivo (PDF, imagen, XML o JSON, hasta 20 MB) se revisa en busca de malware antes de guardarse y luego se guarda cifrado. Un PDF que lleva scripts o archivos incrustados se rechaza. Las páginas de los PDF y de las imágenes se muestran como imágenes de página, así que se leen sin abrir el archivo en sí. El certificado registra la huella del archivo: un código corto calculado a partir de su contenido exacto.
La lectura de documentos todavía no está configurada
Un archivo que llegó por WhatsApp o por correo y se archivó como documento de un certificado normalmente se lee: sus campos esperan en la página del documento, en Certificados, a que una persona los confirme. Cuando la página dice La lectura de documentos todavía no está configurada., no hay un lector de documentos configurado para tu empresa, así que nadie leyó los campos. No se pierde nada: el documento se guarda y se revisa como cualquier otro, con su huella. Introduce tú mismo los campos en el documento, o pide a tu administrador que configure la lectura. No es lo mismo que La lectura de documentos con IA está desactivada en esta empresa, que eligió una persona propietaria o administradora en Configuración → IA.
Quién ve un documento de certificado
En Quién puede ver este documento, un documento es Solo nuestra empresa o También las empresas con las que compartimos certificados, para los lotes que les entregamos. Compartirlo todavía no lo abre a nadie: para cada conexión, y para cada acceso de verificador, tu empresa elige qué pueden hacer. Por defecto es Ver que existen (solo nombre y huella); las otras opciones les permiten ver las páginas, o ver las páginas y descargar los originales.
Las páginas vistas desde fuera de tu empresa se marcan como copia de consulta para quien las lee; los miembros y aprobadores de tu empresa las ven sin marca. Cada vista o descarga usa un enlace que dura cinco minutos, y un original se puede descargar una vez por enlace. Las copias ya descargadas no se pueden recuperar.
Quién abrió este documento
La página del documento muestra, en Quién abrió este documento, cada vez que una empresa conectada o un verificador lo listó, lo vio o lo descargó: quién, qué, cuándo y por medio de qué conexión o acceso. La primera vez que una empresa o un verificador abre un documento, tu empresa recibe un aviso en su idioma. En Certificados ▸ En los lotes, la columna Documento muestra entonces Abierto afuera N veces.
Documentos públicos
Cualquiera puede abrir un documento público en su dirección pública. En la página del documento, en Público, un miembro que puede publicar selecciona Pedir que sea público y confirma Este documento no contiene datos personales, o podemos publicarlo. Luego, un segundo miembro selecciona Aprobar y hacer público o Rechazar; el miembro que lo pidió puede Retirar el pedido. En cada paso se te pide confirmar que eres tú.
Qué muestra una comprobación de huella
Una huella que coincide solo muestra que el archivo es, byte por byte, el mismo archivo que registró el certificado, y qué empresa registró ese certificado y cuándo. No muestra que el documento sea auténtico, que lo que dice sea cierto ni que lo haya escrito el emisor. Un archivo que no coincide puede ser una copia del mismo papel guardada o escaneada de nuevo. El registro guarda quién declaró qué, cuándo y con qué evidencia.