Le document derrière un certificat, comme un rapport de laboratoire ou un certificat bio, est conservé avec les documents de votre entreprise. Vous décidez qui peut l’ouvrir, et chaque ouverture depuis l’extérieur de votre entreprise est enregistrée.
Ce qui est conservé et analysé
Quand vous joignez un certificat, le fichier (PDF, image, XML ou JSON, 20 Mo au plus) est analysé contre les logiciels malveillants avant d’être gardé, puis conservé chiffré. Un PDF qui contient des scripts ou des fichiers intégrés est refusé. Les pages des PDF et des images sont rendues sous forme d’images, si bien que l’on lit les pages sans ouvrir le fichier lui-même. Le certificat enregistre l’empreinte du fichier : un code court calculé à partir de son contenu exact.
La lecture des documents n’est pas encore configurée
Un fichier arrivé par WhatsApp ou par e-mail et classé comme document d’un certificat est normalement lu : ses champs attendent sur la page du document, dans Certificats, qu’une personne les confirme. Quand la page indique La lecture des documents n’est pas encore configurée., aucun lecteur de documents n’est configuré pour votre entreprise, donc personne n’a lu les champs. Rien n’est perdu : le document est conservé et contrôlé comme tout autre, avec son empreinte. Saisissez les champs vous-même sur le document, ou demandez à votre administrateur de configurer la lecture. Ce n’est pas la même chose que La lecture de documents par l’IA est désactivée pour cette entreprise, un choix d’un propriétaire ou d’un administrateur dans Paramètres → IA.
Qui voit un document de certificat
Sous Qui peut voir ce document, un document est Notre entreprise seulement ou Aussi les entreprises avec qui nous partageons nos certificats, pour les lots que nous leur livrons. Partagé ne l’ouvre encore à personne : pour chaque connexion, et pour chaque accès de vérification, votre entreprise choisit ce qu’ils peuvent faire. Par défaut, c’est Voir qu’ils existent (nom et empreinte seulement) ; les autres choix leur permettent de voir les pages, ou de voir les pages et de télécharger les originaux.
Les pages vues depuis l’extérieur de votre entreprise sont marquées comme copie de consultation pour la personne qui les lit ; vos propres membres et approbateurs les voient sans marque. Chaque consultation ou téléchargement passe par un lien valable cinq minutes, et un original ne peut être téléchargé qu’une fois par lien. Les copies déjà téléchargées ne peuvent pas être reprises.
Qui a ouvert ce document
La page du document liste, sous Qui a ouvert ce document, chaque fois qu’une entreprise connectée ou un vérificateur l’a listé, consulté ou téléchargé : qui, quoi, quand et par quelle connexion ou quel accès. La première fois qu’une entreprise ou un vérificateur ouvre un document, votre entreprise reçoit un avis dans sa langue. Dans Certificats ▸ Sur les lots, la colonne Document affiche alors Ouvert à l’extérieur N fois.
Documents publics
Un document public peut être ouvert par n’importe qui à son adresse publique. Sur la page du document, sous Public, un membre autorisé à publier sélectionne Demander à le rendre public et confirme Ce document ne contient aucune donnée personnelle, ou nous pouvons le publier. Un second membre sélectionne ensuite Approuver et rendre public ou Refuser ; le membre qui a fait la demande peut Retirer la demande. Chaque étape vous demande de confirmer que c’est bien vous.
Ce que montre une vérification d’empreinte
Une empreinte qui correspond montre seulement que le fichier est, octet pour octet, le même que celui que le certificat a enregistré, et quelle entreprise a enregistré ce certificat et quand. Elle ne montre pas que le document est authentique, que ce qu’il dit est vrai, ni que l’émetteur l’a rédigé. Un fichier qui ne correspond pas peut quand même être une copie réenregistrée ou rescannée du même papier. Le registre enregistre qui a déclaré quoi, quand, et avec quelles preuves.