Il documento dietro un certificato, come un rapporto di laboratorio o un certificato biologico, viene conservato con i documenti della tua azienda. Decidi tu chi può aprirlo, e ogni apertura dall'esterno della tua azienda viene registrata.
Cosa viene conservato e controllato
Quando alleghi un certificato, il file (PDF, immagine, XML o JSON, fino a 20 MB) viene controllato contro i malware prima di essere conservato, poi viene conservato cifrato. Un PDF che contiene script o file incorporati viene rifiutato. Le pagine di PDF e immagini vengono disegnate come immagini di pagina, così le persone leggono le pagine senza aprire il file stesso. Il certificato registra l'impronta del file: un breve codice calcolato dal suo contenuto esatto.
La lettura dei documenti non è ancora configurata
Un file arrivato via WhatsApp o e-mail e archiviato come documento di un certificato di solito viene letto: i suoi campi aspettano sulla pagina del documento, in Certificati, che una persona li confermi. Quando la pagina dice La lettura dei documenti non è ancora configurata., non c’è un lettore di documenti configurato per la tua azienda, quindi nessuno ha letto i campi. Non si perde nulla: il documento viene conservato e controllato come ogni altro, con la sua impronta. Inserisci tu i campi sul documento, o chiedi al tuo amministratore di configurare la lettura. Non è la stessa cosa di La lettura dei documenti con l’IA è disattivata per questa azienda, che un proprietario o un amministratore ha scelto in Impostazioni → IA.
Chi vede il documento di un certificato
In Chi può vedere questo documento, un documento è Solo la nostra azienda oppure Anche le aziende con cui condividiamo i certificati, per i lotti che consegniamo loro. Condiviso non significa ancora aperto a qualcuno: per ogni collegamento, e per ogni accesso di verifica, la tua azienda sceglie cosa possono fare. L'impostazione predefinita è Vedere che esistono (solo nome e impronta); le altre scelte permettono di vedere le pagine, oppure di vedere le pagine e scaricare gli originali.
Le pagine viste dall'esterno della tua azienda sono marcate come copia di consultazione per chi legge; i tuoi membri e approvatori le vedono senza segni. Ogni visualizzazione o download usa un link che dura cinque minuti, e un originale si può scaricare una volta per link. Le copie già scaricate non si possono riprendere.
Chi ha aperto questo documento
La pagina del documento elenca, in Chi ha aperto questo documento, ogni volta che un'azienda collegata o un verificatore lo ha elencato, visualizzato o scaricato: chi, cosa, quando e tramite quale collegamento o accesso. La prima volta che un'azienda o un verificatore apre un documento, la tua azienda riceve un avviso nella sua lingua. In Certificati ▸ Sui lotti, la colonna Documento mostra poi Aperto all’esterno N volte.
Documenti pubblici
Un documento pubblico può essere aperto da chiunque al suo indirizzo pubblico. Nella pagina del documento, in Pubblico, un membro che può pubblicare seleziona Chiedi di renderlo pubblico e conferma Questo documento non contiene dati personali, oppure possiamo pubblicarlo. Un secondo membro seleziona poi Approva e rendi pubblico o Rifiuta; il membro che ha chiesto può Ritira la richiesta. Ogni passaggio ti chiede di confermare che sei tu.
Cosa mostra una verifica dell'impronta
Un'impronta corrispondente mostra solo che il file è, byte per byte, lo stesso file registrato dal certificato, e quale azienda ha registrato quel certificato e quando. Non mostra che il documento sia autentico, che ciò che dice sia vero, né che lo abbia scritto l'emittente. Un file che non corrisponde può comunque essere una copia salvata di nuovo o riscansionata dello stesso documento cartaceo. Il registro registra chi ha dichiarato cosa, quando e con quale evidenza.