O documento por trás de um certificado, como um laudo de laboratório ou um certificado orgânico, é guardado com os documentos da sua empresa. Você decide quem pode abri-lo, e cada abertura feita de fora da sua empresa é registrada.
O que é guardado e verificado
Quando você anexa um certificado, o arquivo (PDF, imagem, XML ou JSON, até 20 MB) passa por verificação de malware antes de ser guardado e depois é guardado criptografado. Um PDF que traz scripts ou arquivos incorporados é recusado. As páginas de PDFs e imagens são desenhadas como imagens de página, então as pessoas leem as páginas sem abrir o arquivo em si. O certificado registra a impressão digital do arquivo: um código curto calculado a partir do conteúdo exato dele.
A leitura de documentos ainda não está configurada
Um arquivo que chegou por WhatsApp ou por e-mail e foi arquivado como documento de um certificado normalmente é lido: os campos dele esperam na página do documento, em Certificados, que uma pessoa os confirme. Quando a página diz A leitura de documentos ainda não está configurada., não há um leitor de documentos configurado para a sua empresa, então ninguém leu os campos. Nada se perde: o documento é guardado e verificado como qualquer outro, com a impressão digital. Preencha você mesmo os campos no documento, ou peça ao seu administrador para configurar a leitura. Não é o mesmo que A leitura de documentos com IA está desligada nesta empresa, que um proprietário ou administrador escolheu em Configurações → IA.
Quem vê o documento de um certificado
Em Quem pode ver este documento, um documento é Só a nossa empresa ou Também as empresas com quem compartilhamos certificados, para os lotes que entregamos a elas. Compartilhado ainda não abre o documento para ninguém: para cada conexão, e para cada acesso de verificador, a sua empresa escolhe o que podem fazer. O padrão é Ver que existem (só nome e impressão digital); as outras opções permitem ver as páginas, ou ver as páginas e baixar os originais.
As páginas vistas de fora da sua empresa vêm marcadas como cópia de consulta para quem lê; os seus próprios membros e aprovadores as veem sem marca. Cada visualização ou download usa um link que vale cinco minutos, e um original pode ser baixado uma vez por link. Cópias já baixadas não podem ser recuperadas.
Quem abriu este documento
A página do documento lista, em Quem abriu este documento, cada vez que uma empresa conectada ou um verificador listou, visualizou ou baixou o documento: quem, o quê, quando e por qual conexão ou acesso. Na primeira vez que uma empresa ou um verificador abre um documento, a sua empresa recebe um aviso no idioma dela. Em Certificados ▸ Nos lotes, a coluna Documento passa a mostrar Aberto fora N vezes.
Documentos públicos
Qualquer pessoa pode abrir um documento público pelo endereço público dele. Na página do documento, em Público, um membro que pode publicar seleciona Pedir para tornar público e confirma Este documento não contém dados pessoais, ou podemos publicá-lo. Um segundo membro então seleciona Aprovar e tornar público ou Rejeitar; o membro que pediu pode Retirar o pedido. Cada etapa pede que você confirme que é você.
O que a conferência da impressão digital mostra
Uma impressão digital que confere mostra só que o arquivo é, byte a byte, o mesmo arquivo que o certificado registrou, e qual empresa registrou esse certificado e quando. Ela não mostra que o documento é autêntico, que o que ele diz é verdade, nem que o emissor o escreveu. Um arquivo que não confere ainda pode ser uma cópia salva de novo ou digitalizada de novo do mesmo papel. O registro guarda quem declarou o quê, quando e com qual evidência.