Het document achter een certificaat, zoals een labrapport of een biologisch certificaat, wordt bij de documenten van uw bedrijf opgeslagen. U bepaalt wie het mag openen, en elke keer dat het van buiten uw bedrijf wordt geopend, wordt dat vastgelegd.
Wat wordt opgeslagen en gecontroleerd
Als u een certificaat toevoegt, wordt het bestand (pdf, afbeelding, XML of JSON, tot 20 MB) op malware gecontroleerd voordat het wordt bewaard, en daarna versleuteld opgeslagen. Een pdf met scripts of ingesloten bestanden wordt geweigerd. De pagina's van een pdf of afbeelding worden als afbeeldingen getoond, zodat mensen de pagina's lezen zonder het bestand zelf te openen. Het certificaat legt de vingerafdruk van het bestand vast: een korte code die uit de exacte inhoud wordt berekend.
Documenten lezen is nog niet ingesteld
Een bestand dat via WhatsApp of e-mail binnenkwam en is opgeslagen als document van een certificaat, wordt normaal gelezen: de velden wachten op de documentpagina in Certificaten tot een persoon ze bevestigt. Als de pagina Documenten lezen is nog niet ingesteld. toont, is er voor uw bedrijf geen documentlezer ingesteld, dus niemand heeft de velden gelezen. Er gaat niets verloren: het document wordt bewaard en gecontroleerd zoals elk ander, met zijn vingerafdruk. Vul de velden zelf in op het document, of vraag uw beheerder het lezen in te stellen. Dat is niet hetzelfde als Documenten lezen met AI staat uit voor dit bedrijf, wat een eigenaar of beheerder koos in Instellingen → AI.
Wie een certificaatdocument ziet
Onder Wie dit document kan zien staat een document op Alleen ons bedrijf of op Ook bedrijven waarmee wij certificaten delen, voor de partijen die wij aan hen leveren. Gedeeld opent het nog voor niemand: per verbinding, en per verificatietoegang, kiest uw bedrijf wat zij mogen doen. De standaard is Zien dat ze bestaan (alleen naam en vingerafdruk); met de andere keuzes mogen ze de pagina's bekijken, of de pagina's bekijken en de originelen downloaden.
Pagina's die van buiten uw bedrijf worden bekeken, zijn gemarkeerd als inzagekopie voor de lezer; uw eigen leden en goedkeurders zien ze zonder markering. Elke weergave of download gebruikt een link die vijf minuten geldig is, en een origineel kan één keer per link worden gedownload. Kopieën die al zijn gedownload, kunnen niet worden teruggehaald.
Wie dit document heeft geopend
De documentpagina toont onder Wie dit document heeft geopend elke keer dat een verbonden bedrijf of een verificateur het in een lijst zag, bekeek of downloadde: wie, wat, wanneer en via welke verbinding of toegang. De eerste keer dat een bedrijf of een verificateur een document opent, krijgt uw bedrijf een melding in zijn eigen taal. In Certificaten ▸ Op de partijen toont de kolom Document dan N keer extern geopend.
Openbare documenten
Een openbaar document kan door iedereen worden geopend op het openbare adres ervan. Op de documentpagina, onder Openbaar, selecteert een lid dat mag publiceren Vragen om openbaar te maken en bevestigt Dit document bevat geen persoonsgegevens, of we mogen het publiceren. Een tweede lid selecteert daarna Goedkeuren en openbaar maken of Afwijzen; het lid dat het vroeg, kan Verzoek intrekken. Bij elke stap bevestigt u dat u het bent.
Wat een controle van de vingerafdruk toont
Een overeenkomende vingerafdruk toont alleen dat het bestand byte voor byte hetzelfde bestand is dat het certificaat vastlegde, en welk bedrijf dat certificaat heeft vastgelegd en wanneer. Het toont niet dat het document echt is, dat wat erin staat waar is, of dat de uitgever het heeft geschreven. Een bestand dat niet overeenkomt, kan nog steeds een opnieuw opgeslagen of opnieuw gescande kopie van hetzelfde papier zijn. Het grootboek legt vast wie wat heeft verklaard, wanneer en met welk bewijs.