Ogni raccolto o lotto che ricevi diventa un lotto tracciabile: prodotto, azienda agricola di origine, quantità e date, confermati da un approvatore. Da quel momento acquirenti e revisori possono seguirlo dall'azienda agricola, e ogni consegna, fase di lavorazione e certificato vi resta collegato.
Prima di iniziare, aggiungi il prodotto al tuo catalogo e l'azienda agricola ai tuoi siti. Il tuo registro di tracciabilità deve essere pronto: lo indica la Home.
Registra un raccolto
- Nella Home o in Raccolti e lotti, seleziona Registra il raccolto.
- In Cosa è stato raccolto, scegli il Prodotto e inserisci la Quantità. Il tuo codice lotto è facoltativo: il codice su sacchi, ticket o etichette.
- In Da dove proviene, scegli il Produttore e l'Azienda agricola o appezzamento.
- In Date, inserisci la Data di raccolta. La Data di scadenza deriva dalla durata di conservazione del prodotto; puoi cambiarla o lasciarla vuota.
- In Chi detiene il lotto, scegli il Detentore e il Luogo. Di solito è il tuo magazzino.
- Aggiungi delle Note per l'approvatore se qualcosa va spiegato.
- Controlla Cosa succederà a destra, poi seleziona Invia per approvazione.
Altri campi che il modulo può chiedere
Il modulo Registra il raccolto in Raccolti e lotti aggiunge campi quando servono:
- Registro, quando la tua azienda ne ha più di uno: scegli quello per questa linea di prodotto.
- L'unità accanto a Quantità: l'unità di Mostrato in del prodotto è già scelta. Per scrivere la quantità in un'altra unità, come sacchi o tonnellate invece dei chilogrammi, sceglila dall'elenco accanto al campo. Il lotto è sempre registrato nell'unità base del prodotto, di solito i chilogrammi, e il modulo indica cosa sarà registrato: "1.150 t = 1.150.000 kg registrati". Se la quantità non dà un numero intero di chilogrammi, come con alcuni bushel, il modulo mostra la quantità arrotondata e ti chiede di confermarla. Vedi Unità.
- Non ancora raccolto, in Date: spuntalo per una coltura venduta prima del raccolto. Vedi Lotti venduti prima del raccolto.
- Una sezione che porta il nome di una regola dei lotti della tua azienda (Richiesto dalla regola), quando la regola chiede più dettagli per ogni nuovo lotto. Compila quelli indicati come necessari.
Dichiarazione di dovuta diligenza EUDR
Per un prodotto che rientra nell’EUDR, il modulo mostra Dichiarazione di dovuta diligenza EUDR. Se la dichiarazione è già stata presentata, inserisci il Riferimento della dichiarazione di dovuta diligenza EUDR e il Numero di verifica del sistema di informazione dell’UE. Sono entrambi facoltativi: puoi aggiungerli più tardi con Correggi le informazioni nella pagina del lotto. Finiscono nelle informazioni del lotto insieme al GTIN (numero del codice a barre) del prodotto e al GLN (numero di localizzazione) dell’azienda agricola, se impostati. Vedi EUDR.
Ricevi un lotto da un produttore
Un lotto che un produttore ti consegna si registra con lo stesso modulo. Scegli il produttore come Produttore, la sua azienda agricola come Azienda agricola o appezzamento e il tuo magazzino come Detentore. Il lotto inizia così la sua vita nelle tue mani, tracciabile fino all'azienda agricola del produttore.
Merce dal lotto di un fornitore
Quando la merce viene da un lotto che un fornitore ha registrato nelle proprie registrazioni A-REX, indica quel lotto perché il collegamento venga registrato. In Raccolti e lotti, seleziona Registra il raccolto e compila il modulo come al solito, poi:
- In Ricevuto da un lotto di un fornitore, inserisci il Riferimento del lotto del fornitore come lo comunica il fornitore.
- Se lo hai, aggiungi il Riferimento della consegna. Senza, A-REX usa l'ultima consegna di quel lotto alla tua azienda.
- Cosa succederà dice allora Registra da dove proviene questo lotto: A-REX ha trovato la consegna alla tua azienda nelle registrazioni del fornitore. Se non ne trova nessuna, il modulo dice perché.
La pagina del lotto elenca poi il lotto del fornitore in Proviene da. Vedi Lotti dei tuoi fornitori.
Cosa viene registrato
Dopo l'approvazione, il registro conserva:
- il prodotto e il suo codice merceologico, la quantità nell'unità base del prodotto (chilogrammi per tutto ciò che si pesa), e il tuo codice lotto;
- la data di raccolta e la data di scadenza;
- chi detiene il lotto;
- l'origine, come riferimento di origine del sito (mai la sua posizione);
- chi l'ha registrato e quando.
La registrazione porta il livello di evidenza Dichiarato dalla tua azienda: il registro registra che la tua azienda ha dichiarato questi fatti e quando, non che siano veri. Vedi Livelli di evidenza.
Cosa non viene registrato
- Nomi, identificativi fiscali, contatti e coordinate restano cifrati nella tua anagrafica. Se un codice lotto o una nota contiene dati personali, il modulo lo rifiuta.
- Le Note per l'approvatore sono visibili solo al tuo team, mai nel registro.
- Risultati di laboratorio e certificati si allegano dopo, dalla pagina del lotto. Vedi Certificati.
Un'azienda agricola senza geolocalizzazione dà comunque un lotto tracciabile, ma senza l'evidenza di localizzazione richiesta dall'EUDR.
L'approvazione che segue
Dopo l'invio vedi Raccolto inviato per approvazione. Nulla viene registrato finché un membro non lo approva in Proposte, dove puoi seguirlo. L'approvatore lo legge come una frase, per esempio "Registra 12 t di Caffè verde da Lote Alto per la tua azienda", e decide se approvarlo o rifiutarlo.
Se la tua azienda consente l'approvazione automatica delle azioni a basso rischio, la conferma dice È stato approvato automaticamente ed è in fase di registrazione.
Una volta registrato, il lotto compare in Raccolti e lotti con la sua Storia. Leggi Approva ciò che invia il tuo team per il punto di vista dell'approvatore.
Se qualcosa è sbagliato
Prima dell'approvazione, l'approvatore può rifiutarlo con un motivo, e tu lo registri di nuovo. Dopo l'approvazione, la registrazione non viene mai modificata, ma puoi ancora correggerla dalla pagina del lotto in Raccolti e lotti:
- Un codice lotto, una quantità, una data o una qualità sbagliati nelle informazioni del lotto: Correggi le informazioni. La versione precedente resta registrata. Vedi Correggere le informazioni di un lotto.
- Merce persa o deteriorata dopo la registrazione: Rimuovi dai registri. Vedi Rimuovere una quantità dalle registrazioni.
- Un lotto che non deve muoversi: Cambia stato. Vedi Cambiare lo stato di un lotto.