Als een sandbox werkt zoals u wilt, kopieert een promotie de inrichting ervan en de stamgegevens die mensen hebben ingevoerd naar een productiebedrijf. Eerst plant u die: het plan toont elk item dat gekopieerd zou worden en wat ermee zou gebeuren. Terwijl u plant, verandert er in productie niets.
Wat een promotie is
Een promotie maakt een productiebedrijf aan of werkt het bij vanuit een sandbox. Ze kopieert de inrichting en de stamgegevens, nooit de oefenregistraties. De sandbox blijft precies zoals hij was: hij wordt alleen gelezen.
Eigenaren en beheerders van de organisatie die de kopie ontvangt plannen promoties vanuit Promoties in het menu van de organisatie. In het overzicht van de organisatie kunt u onder Sandboxes ook Naar productie promoveren selecteren.
Een promotie plannen
- Open Promoties in de organisatie en selecteer Promotie plannen.
- Kies onder Sandbox de sandbox waaruit u kopieert. U ziet de sandboxes die u beheert, in al uw organisaties.
- Kies onder Productiebedrijf Een bestaand productiebedrijf van deze organisatie, of Een nieuw productiebedrijf met de naam en de URL-ID. Een nieuw bedrijf wordt pas aangemaakt als de promotie wordt uitgevoerd.
- Vink onder Wat te kopiëren de onderdelen uit die u wilt weglaten. In het begin zijn ze allemaal aangevinkt.
- Selecteer Plannen. Het plan opent.
Wat wordt gekopieerd
Bedrijfsinstellingen, werksoorten en fasen, producten, partners, locaties en percelen, leden en hun rollen, instellingen van integraties (nooit hun inloggegevens), webhookbestemmingen en inkomende eindpunten, partijregels, automatiseringen, controles, dashboards en rapportplanningen. In een bestaand bedrijf worden items gekoppeld op externe referentie en daarna op naam, dus elk item toont Aanmaken, Bijwerken of Zo laten.
Wat nooit wordt gekopieerd
Partijen, bewegingen, verwerking, metingen en veldgebeurtenissen; certificaten; goedkeuringen en aanvragen; demogegevens en alles wat gesimuleerd is of uit een testverbinding komt; de grootboekgeschiedenis; TRACES-verklaringen; rapporten en exports; de auditgeschiedenis; sleutels, passkeys, API-sleutels en geheimen; gesprekken met de assistent. Het plan toont demo- en gesimuleerde items als Niet gekopieerd, zodat u ziet dat ze achterblijven.
Persoonsgegevens tussen organisaties
Binnen één organisatie worden persoonsgegevens met de items meegekopieerd. Hoort de sandbox bij een andere organisatie, dan gaat de kopie naar een andere verwerkingsverantwoordelijke, dus namen van mensen, fiscale nummers, contacten, adressen en e-mailadressen van leden blijven standaard achter. Een partner die een persoon is, blijft achter met zijn bedrijven en percelen. Vink Persoonsgegevens meenemen alleen aan als de organisatie van de sandbox een wettelijke grondslag heeft om ze te delen, zoals een schriftelijke overeenkomst of de toestemming van de betrokkenen. Een verwijderverzoek in het ene bedrijf bereikt het andere niet: elk houdt zijn eigen kopie.
Conflicten oplossen
Een item met Conflict wordt niet gekopieerd. Elk item zegt wat er gebeurde, waarom en hoe u het oplost, bijvoorbeeld twee items met dezelfde referentie maar van een ander soort, of een instelling die de organisatie heeft vergrendeld. Los het op in de sandbox of in productie en selecteer daarna Opnieuw plannen. Opnieuw plannen gebruikt dezelfde keuzes en ververst het plan met de sandbox en productie zoals ze nu zijn. Plan annuleren sluit een plan zonder iets te veranderen.
De promotie aanvragen
Een plan verandert niets tot het is aangevraagd en goedgekeurd. Open het plan in Promoties, selecteer Promotie aanvragen, voeg zo nodig een notitie voor de goedkeurder toe en bevestig met uw tweede factor. Het plan wordt bevroren: wat de goedkeurder ziet, is precies wat gekopieerd wordt. Als de sandbox of productie veranderde sinds u plande, wordt de aanvraag geweigerd; selecteer Opnieuw plannen, controleer het nieuwe plan en vraag het daarna aan.
Goedkeuren of afwijzen
Een tweede eigenaar of beheerder van het productiebedrijf keurt de aanvraag goed: die opent het plan bij Promoties, leest het en kiest Goedkeuren, bevestigd met de tweede factor. Heeft het productiebedrijf nog een eigenaar of beheerder, dan kan wie de promotie aanvroeg haar nooit goedkeuren: het vier-ogenprincipe geldt, en een van de anderen keurt goed.
Bent u de enige eigenaar of beheerder van het productiebedrijf (en van zijn organisatie), dan kan niemand anders goedkeuren. Het plan biedt dan Goedkeuren als enige beheerder: u keurt uw eigen aanvraag goed met uw tweede factor, en dat wordt vastgelegd als zelfgoedkeuring door de enige beheerder. Wie later eigenaar of beheerder van de organisatie wordt, krijgt daar een melding over. Wilt u het vier-ogenprincipe, nodig dan vóór het goedkeuren een tweede beheerder uit bij Organisatie → Personen met de rol Beheerder; vanaf dan keurt die goed.
De goedkeuring wordt geweigerd als de sandbox of productie sinds de aanvraag is gewijzigd; dan moet er opnieuw gepland worden. Afwijzen sluit een aangevraagde promotie zonder iets te kopiëren.
De betrokkenen krijgen een melding bij hun bel, met een link naar de promotie: de eigenaren en beheerders die kunnen goedkeuren, wanneer een promotie op hen wacht, en wie haar aanvroeg, wanneer ze is goedgekeurd, afgewezen, voltooid of mislukt. Het plan toont iedereen bij naam: wie haar aanvroeg, wie haar goedkeurde en wie het akkoord van de andere organisatie gaf.
Ze krijgen ook een e-mail met dezelfde link. Gaat de promotie naar een andere organisatie waarvan het productiebedrijf nog niet bestaat, dan bewaart geen bel de melding: de eigenaren en beheerders ervan krijgen hem per e-mail, en het activiteitenlogboek van de organisatie legt hem vast.
Een sandbox van een andere organisatie
Hoort de sandbox bij een andere organisatie, dan gaan de gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke; daarom geeft ook een eigenaar van die organisatie akkoord. Die vindt de aanvraag op de eigen pagina Promoties, onder Vanuit deze organisatie, en kiest Goedkeuren met de tweede factor, of Afwijzen. De eigenaren van die organisatie krijgen een melding wanneer een promotie op hen wacht. Wie de promotie aanvroeg, geeft dit akkoord nooit zolang de organisatie nog een eigenaar heeft. Is de aanvrager de enige eigenaar van die organisatie, dan geldt de aanvraag als akkoord, vastgelegd zoals een zelfgoedkeuring door de enige beheerder. De uitvoering start zodra beide goedkeuringen er zijn.
De uitvoering
Na goedkeuring loopt de promotie vanzelf, sectie voor sectie: het bedrijf, werksoorten en fasen, producten, partners, locaties, instellingen, leden, integraties, endpoints, partijregels en daarna de overige concepten. De pagina toont de voortgang.
- Een nieuw productiebedrijf wordt aangemaakt in de gekozen organisatie. U bent de eigenaar, en de eigenaren en beheerders van de organisatie worden de beheerders ervan.
- Producten uit de catalogus van de organisatie blijven eraan gekoppeld: binnen één organisatie gebruikt productie dezelfde catalogusregel als de sandbox, nooit een tweede kopie.
- Leden krijgen een uitnodiging met dezelfde rol. Niemand krijgt een account of toegang voordat die de uitnodiging accepteert en de authenticator-app instelt.
- Integraties worden Live-verbindingen die nog inloggegevens nodig hebben: er wordt niets geheims gekopieerd. Opent u het verbindingsformulier van de integratie, dan staan de instellingen uit de sandbox al ingevuld; u voegt alleen de inloggegevens toe. Opzijzetten verwijdert er een die u niet nodig hebt. Home toont wat nog openstaat.
- Partijregels zijn aangevinkt in de inrichting van het bedrijf, met de opties en instellingen die in de sandbox zijn gekozen. Ze worden ingeschakeld via de eigen start van het productieledger en de goedkeuring daarvan, nooit vanuit het testledger van de sandbox.
- Automatiseringen, controles, dashboards, rapportplanningen en endpoints komen binnen als concept of gepauzeerd, zoals bij een inrichtingsbestand. Heeft productie er al een met dezelfde naam, dan blijft de versie van productie behouden.
- Een locatie waarvan de partner niet in productie staat, wordt niet gekopieerd, en het rapport zegt waarom.
Het resultaat lezen
Als de uitvoering klaar is, toont elk item Aangemaakt, Bijgewerkt, Zo gelaten, Niet gekopieerd of Mislukt, met een link naar het item in productie. Een niet gekopieerd of mislukt item zegt wat er gebeurde, waarom en hoe u het oplost. Een mislukt item stopt alleen de rest van zijn onderdeel; al het andere wordt gekopieerd. Beide bedrijven houden een auditregel bij: de sandbox zegt waarheen hij werd gepromoveerd, productie waar het vandaan kwam. De sandbox zelf verandert nooit.
Een mislukte uitvoering opnieuw proberen
Los op wat mislukte (elk mislukt item zegt hoe), selecteer daarna Opnieuw proberen en bevestig met uw tweede factor. De uitvoering gaat verder waar ze stopte: wat al gekopieerd is, wordt herkend en nooit twee keer gekopieerd.
Opnieuw promoveren
Na een uitvoering kunnen de sandbox en productie blijven veranderen. Selecteer Opnieuw promoveren bij een voltooide promotie om een nieuwe te plannen vanuit dezelfde sandbox naar hetzelfde bedrijf. Items worden gekoppeld aan wat de vorige uitvoering maakte, dus het plan toont alleen wat veranderde. Ze wordt aangevraagd en goedgekeurd zoals de eerste.
Een promotie stoppen
Selecteer Annuleren om een promotie op elk moment te sluiten voordat de uitvoering klaar is: gepland, aangevraagd, goedgekeurd, bezig of mislukt. Een lopende uitvoering stopt na het item dat ze aan het kopiëren is; wat ze al kopieerde, blijft in productie.