Quand un sandbox fonctionne comme vous le voulez, une promotion copie sa configuration et les données de référence saisies par les personnes dans une entreprise de production. D’abord, vous la planifiez : le plan liste chaque élément qui serait copié et ce qui lui arriverait. Rien ne change en production pendant que vous planifiez.
Ce qu’est une promotion
Une promotion crée ou met à jour une entreprise de production à partir d’un sandbox. Elle copie la configuration et les données de référence, jamais les enregistrements d’exercice. Le sandbox reste exactement comme il était : il est seulement lu.
Les propriétaires et administrateurs de l’organisation qui reçoit la copie planifient les promotions depuis Promotions, dans le menu de l’organisation. Sur la vue d’ensemble de l’organisation, sous Sandboxes, vous pouvez aussi sélectionner Promouvoir en production.
Planifier une promotion
- Ouvrez Promotions dans l’organisation et sélectionnez Planifier une promotion.
- Sous Sandbox, choisissez le sandbox à copier. Vous voyez les sandboxes que vous administrez, dans n’importe laquelle de vos organisations.
- Sous Entreprise de production, choisissez Une entreprise de production existante de cette organisation, ou Une nouvelle entreprise de production avec son nom et son identifiant d’URL. Une nouvelle entreprise n’est créée que lorsque la promotion s’exécute.
- Sous Quoi copier, décochez les sections que vous voulez laisser de côté. Toutes sont cochées au départ.
- Sélectionnez Planifier. Le plan s’ouvre.
Ce qui est copié
Les paramètres de l’entreprise, les types de travaux et les étapes, les produits, les partenaires, les sites et les parcelles, les membres et leurs rôles, les paramètres des intégrations (jamais leurs identifiants), les destinations de webhooks et les points d’entrée, les règles de lots, les automatisations, les contrôles, les tableaux de bord et les planifications de rapports. Dans une entreprise existante, les éléments sont rapprochés par référence externe, puis par nom, si bien que chacun affiche Créer, Mettre à jour ou Garder tel quel.
Ce qui n’est jamais copié
Lots, mouvements, transformations, relevés et événements de terrain ; certificats ; approbations et demandes ; données de démonstration et tout ce qui est simulé ou vient d’une connexion de test ; l’historique du registre ; les déclarations TRACES ; rapports et exports ; l’historique d’audit ; clés, clés d’accès, clés d’API et secrets ; conversations avec l’assistant. Le plan liste les éléments de démonstration et simulés comme Non copié, pour que vous voyiez qu’ils restent en arrière.
Données personnelles entre organisations
Au sein d’une organisation, les données personnelles sont copiées avec les éléments. Quand le sandbox appartient à une autre organisation, la copie va à un autre responsable du traitement, donc les noms des personnes, les identifiants fiscaux, les contacts, les adresses et les e-mails des membres restent en arrière par défaut. Un partenaire qui est une personne reste en arrière avec ses exploitations et ses parcelles. Cochez Inclure les données personnelles seulement quand l’organisation du sandbox a une base légale pour les partager, comme un accord écrit ou le consentement des personnes. Une demande de suppression dans une entreprise n’atteint pas l’autre : chacune garde sa propre copie.
Corriger les conflits
Un élément marqué Conflit n’est pas copié. Chacun indique ce qui s’est passé, pourquoi et comment le corriger, par exemple deux éléments avec la même référence mais de types différents, ou un paramètre que l’organisation a verrouillé. Corrigez-le dans le sandbox ou en production, puis sélectionnez Planifier à nouveau. Planifier à nouveau reprend les mêmes choix et actualise le plan avec le sandbox et la production tels qu’ils sont maintenant. Annuler le plan ferme un plan sans rien changer.
Demander la promotion
Un plan ne change rien tant qu’il n’est pas demandé et approuvé. Ouvrez le plan dans Promotions, sélectionnez Demander la promotion, ajoutez si vous le souhaitez une note pour l’approbateur et confirmez avec votre second facteur. Le plan est figé : ce que voit l’approbateur est exactement ce qui sera copié. Si le sandbox ou la production ont changé depuis votre plan, la demande est refusée ; sélectionnez Planifier à nouveau, vérifiez le nouveau plan, puis demandez-le.
Approuver ou refuser
Un second propriétaire ou administrateur de l’entreprise de production approuve la demande : il ouvre le plan dans Promotions, le lit et sélectionne Approuver, en confirmant avec son second facteur. Quand l’entreprise de production a un autre propriétaire ou administrateur, la personne qui a demandé la promotion ne peut jamais l’approuver : le contrôle à quatre yeux s’applique, et l’un des autres approuve.
Quand vous êtes le seul propriétaire ou administrateur de l’entreprise de production (et de son organisation), personne d’autre ne peut approuver. Le plan propose alors Approuver en tant que seul administrateur : vous approuvez votre propre demande avec votre second facteur, et c’est enregistré comme une auto-approbation par le seul administrateur. Toute personne qui devient ensuite propriétaire ou administrateur de l’organisation en est avertie. Pour avoir le contrôle à quatre yeux, invitez un second administrateur dans Organisation → Personnes avec le rôle Administrateur avant d’approuver ; dès lors, c’est lui qui approuve.
L’approbation est refusée si le sandbox ou la production ont changé depuis la demande ; il faut alors planifier à nouveau. Refuser ferme une promotion demandée sans rien copier.
Les personnes concernées sont averties sur leur cloche, avec un lien vers la promotion : les propriétaires et administrateurs qui peuvent approuver quand une promotion les attend, et la personne qui l’a demandée quand elle est approuvée, refusée, terminée ou en échec. Le plan montre chacun par son nom : qui l’a demandée, qui l’a approuvée et qui a donné l’accord de l’autre organisation.
Elles reçoivent aussi un e-mail avec le même lien. Quand la promotion va vers une autre organisation dont l’entreprise de production n’existe pas encore, aucune cloche ne garde l’avis : ses propriétaires et administrateurs le reçoivent par e-mail, et le journal d’activité de l’organisation l’enregistre.
Un sandbox d’une autre organisation
Quand le sandbox appartient à une autre organisation, ses données passent à un autre responsable du traitement ; un propriétaire de cette organisation donne donc aussi son accord. Il trouve la demande sur sa propre page Promotions, sous Depuis cette organisation, et sélectionne Approuver avec son second facteur, ou Refuser. Les propriétaires de cette organisation sont avertis quand une promotion les attend. La personne qui a demandé la promotion ne donne jamais cet accord si l’organisation a un autre propriétaire. Quand elle est la seule propriétaire de cette organisation, sa demande vaut accord, enregistré comme une auto-approbation par le seul administrateur. L’exécution démarre une fois les deux approbations données.
L’exécution
Une fois approuvée, la promotion s’exécute seule, section par section : l’entreprise, les types de travaux et étapes, les produits, les partenaires, les sites, les paramètres, les membres, les intégrations, les points de terminaison, les règles de lot, puis les autres brouillons. La page affiche la progression.
- Une nouvelle entreprise de production est créée dans l’organisation choisie. Vous en êtes le propriétaire, et les propriétaires et administrateurs de l’organisation en deviennent administrateurs.
- Les produits du catalogue de l’organisation lui restent liés : au sein d’une même organisation, la production utilise la même entrée du catalogue que le sandbox, jamais une seconde copie.
- Les membres reçoivent une invitation avec le même rôle. Personne n’obtient de compte ni d’accès avant de l’accepter et de configurer son application d’authentification.
- Les intégrations deviennent des connexions Live qui attendent leurs identifiants : rien de secret n’est copié. Quand vous ouvrez le formulaire de connexion de l’intégration, les paramètres du sandbox sont déjà remplis : vous n’ajoutez que les identifiants. Mettre de côté retire celle dont vous n’avez pas besoin. L’accueil liste ce qui reste.
- Les règles de lot sont cochées dans la configuration de l’entreprise avec les options et paramètres choisis dans le sandbox. Elles sont activées par le démarrage propre du registre de production et son approbation, jamais depuis le registre de test du sandbox.
- Les automatisations, contrôles, tableaux de bord, planifications de rapports et points de terminaison arrivent en brouillon ou en pause, comme avec un fichier de configuration. Quand la production en a déjà un du même nom, la version de la production est conservée.
- Un site dont le partenaire n’est pas en production n’est pas copié, et le rapport dit pourquoi.
Lire le résultat
Quand l’exécution se termine, chaque élément affiche Créé, Mis à jour, Gardé tel quel, Non copié ou Échec, et un lien vers l’élément en production. Un élément non copié ou en échec dit ce qui s’est passé, pourquoi et comment corriger. Un élément en échec n’arrête que le reste de sa section ; tout le reste est copié. Les deux entreprises gardent une ligne d’audit : le sandbox indique vers où il a été promu, la production d’où elle vient. Le sandbox lui-même ne change jamais.
Réessayer une exécution en échec
Corrigez ce qui a échoué (chaque élément en échec dit comment), puis sélectionnez Réessayer et confirmez avec votre second facteur. L’exécution reprend là où elle s’est arrêtée : ce qui a déjà été copié est reconnu et n’est jamais copié deux fois.
Promouvoir à nouveau
Après une exécution, le sandbox et la production peuvent continuer à évoluer. Sélectionnez Promouvoir à nouveau sur une promotion terminée pour planifier une nouvelle promotion du même sandbox vers la même entreprise. Les éléments sont rapprochés de ce que la dernière exécution a fait, si bien que le plan ne montre que ce qui a changé. Elle est demandée et approuvée comme la première.
Arrêter une promotion
Sélectionnez Annuler pour fermer une promotion à tout moment avant la fin de son exécution : planifiée, demandée, approuvée, en cours ou en échec. Une exécution en cours s’arrête après l’élément qu’elle copie ; ce qu’elle a déjà copié reste en production.