Sommig werk kost meerdere stappen, en een latere stap heeft nodig wat een eerdere oplevert: 40 t maïs registreren, in vier partijen splitsen, elke partij verwerken en er daarna één aan de maalderij leveren. De splitsing kan pas worden voorgesteld als de partij bestaat. Een plan bevat alle stappen van dat werk. U keurt het plan één keer goed; A-REX stelt daarna elke stap voor zodra de stappen ervoor klaar zijn. Elke stap wordt nog steeds apart goedgekeurd, door de mensen die dat soort wijziging goedkeuren.
De assistent om een plan vragen
- Open de assistent en beschrijf het hele werk in uw eigen woorden, bijvoorbeeld "registreer 400 zakken van 100 kg maïs, splits ze in 4 partijen en lever partij A aan magazijn 1".
- De assistent vraagt met een kaart naar wat hij niet uit uw registers kan lezen, zoals wie de partij houdt, de zakgrootte en het aantal zakken, en controleert of de getallen kloppen.
- Hij stelt het plan op en toont het als kaart in het gesprek. Er is nog niets voorgesteld.
Elk plan staat ook in Plannen. Een stap die het platform niet voor u kan doen, zoals een vrachtwagen laden, wordt een taak die iemand als klaar markeert. Heeft het plan een product, locatie of partij nodig die u nog niet heeft, dan voegt de assistent een taak toe die die aanmaakt: zie Aanmaken wat het plan nodig heeft.
Het plan goedkeuren
Open het plan vanaf de kaart met Plan openen, of vanuit Plannen. Lees elke stap: de zin zegt wat de stap doet, en de stappen ervoor zeggen waarop hij wacht. Klopt het plan, kies dan Plan goedkeuren en voer een code uit uw authenticator-app in.
Het plan opent in een paneel boven de pagina waarop u bent, met alle stappen en acties, zodat het gesprek of de lijst blijft zoals die was. Volledige pagina openen toont het op een eigen pagina.
Alleen het lid voor wie het plan is opgesteld, kan het goedkeuren. Een concept dat niet binnen 7 dagen is goedgekeurd, wordt geannuleerd. Na goedkeuring heeft het plan een deadline, standaard 30 dagen, die onder de titel staat.
De stappen volgen
De pagina van een plan toont de stappen op volgorde, elk met zijn stand:
- Gepland: wacht op de stappen ervoor ("Wacht op stap 2").
- Wacht op goedkeuring: het verzoek staat in Voorstellen. Goedkeuring openen opent het. De mensen die dat soort wijziging goedkeuren, krijgen hun gebruikelijke melding.
- Wacht op u: een taak die buiten het platform gebeurt. Kies Markeren als klaar zodra die gedaan is.
- Klaar, Overgeslagen of Geannuleerd.
Het plan zelf toont Loopt, Wacht op u, Klaar of Geannuleerd, met hoeveel stappen klaar zijn. De pagina volgt het plan live: u hoeft niet te herladen.
Volg het plan in het gesprek
Zodra u een plan goedkeurt, verschijnt de voortgang in het gesprek met de assistent waarin het is opgesteld, terwijl het gebeurt: "Stap 1 gedaan: Partij MAI-2026-304 registreren", "Stap 2 wacht op goedkeuring", "Stap 2 heeft u nodig: afgewezen". Staat het gesprek open, dan verschijnt elke regel meteen. Is het gesloten, dan staan de regels er de volgende keer dat u het opent. De kaart van het plan volgt dezelfde stappen live, en de pagina van het plan in Plannen toont elke wijziging onder Geschiedenis, met Gesprek openen.
Keur een stap goed in de chat
Wacht een stap op goedkeuring en hoort u bij de mensen die dat soort wijziging goedkeuren, dan toont de kaart in het gesprek Goedkeuren en Afwijzen. Lees wat de stap doet, voeg zo nodig een reden toe en kies Goedkeuren: A-REX vraagt om uw tweede factor, zoals in Voorstellen. Na goedkeuring toont de kaart waar de stap staat (vastgelegd, of waarom hij mislukte) en gaat het plan verder.
Dezelfde regels gelden als in Voorstellen: wie mag goedkeuren, een tweede persoon waar uw bedrijf dat vraagt, en de wijzigingen die een eigenaar mag goedkeuren als de assistent ze op zijn verzoek voorstelde. Kunt u niet beslissen, dan zegt de kaart waarom en krijgen de goedkeurders hun gewone melding. Een stap van een groep of keten, een levering aan een beperkte ontvanger of een certificaat waarvan u eerst het document moet openen, wordt in Voorstellen beslist: de kaart brengt u daarheen. De assistent keurt nooit iets goed; alleen uw klik doet dat. Een los voorstel dat de assistent voor u maakt, krijgt dezelfde kaart zodra het is gemaakt.
Vraag hoe uw plan ervoor staat
Vraag de assistent "hoe staat mijn plan ervoor?" in hetzelfde gesprek. Hij weet wat er sinds zijn laatste antwoord is gebeurd: welke stappen gedaan zijn, welke wachten en op wie, welke stilstaan en waarom, en wat u kunt doen. Is er iets nieuws, dan zegt hij dat eerst. Is het plan klaar, dan stelt hij de volgende stap voor.
Aanmaken wat het plan nodig heeft
Heeft een plan een product, locatie of partij nodig die nog niet in uw gegevens staat, dan is een van de stappen een taak zoals 'Product Maíz en grano aanmaken'. De stappen die het gebruiken wachten op die taak.
- Kies bij de taak Aanmaken in Register. Het formulier opent met de naam, de code en de eenheid uit het plan al ingevuld.
- Controleer het formulier en sla het op. U komt terug in het plan met het nieuwe product gekozen.
- Kies Markeren als klaar en voer een code uit uw authenticator-app in.
Heeft u het al, kies het dan onder Of kies een bestaande. Typ de naam of code om het te vinden. Alleen gegevens die bij het plan passen zijn te kiezen: een product met dezelfde code en eenheid, of een locatie of partij van hetzelfde soort. De andere blijven grijs in de lijst staan, met de reden, bijvoorbeeld "Niet aangeboden: het wordt geteld in ton, het plan vraagt kilogram". De stappen die het gebruiken worden daarmee voorgesteld. Is het intussen gearchiveerd of gewijzigd, dan stopt de stap en zegt waarom.
Als een stap stopt
Als een goedkeurder een stap afwijst, of de stap mislukt of verloopt, toont het plan Wacht op u en wachten de stappen erna (Geblokkeerd). U krijgt een melding die het plan bij die stap opent.
Bij de stap kunt u:
- Opnieuw voorstellen: de stap wordt opnieuw voorgesteld zoals hij is goedgekeurd, nadat u hebt hersteld wat de reden zei.
- Overslaan: de stappen erna gaan zonder hem verder. Dat wordt geweigerd zolang een latere stap een partij gebruikt die deze stap aanmaakt.
- Het plan annuleren (zie hieronder).
Een plan annuleren
Open op de pagina van het plan Acties en kies Plan annuleren; voeg daarna eventueel een reden toe. Stappen die nog niet zijn voorgesteld, worden dat nooit. Verzoeken die nog op een besluit wachten, worden ingetrokken, en hun goedkeurders horen waarom. Wat al is uitgevoerd, blijft in uw registers. Het lid voor wie het plan is opgesteld, een eigenaar of een beheerder kan het annuleren.
Uw plannen vinden
Plannen toont de plannen van uw bedrijf, nieuwste eerst, met hun status, het aantal klare stappen van het totaal, voor wie ze zijn opgesteld en wanneer ze voor het laatst zijn gewijzigd. Filter op Status of op Opgesteld door Ik, of zoek op de titel of het doel van het plan. Kies een rij om het plan te openen.