Un proveedor escribe "Hoy mandé 30 sacos de 60 kg" por WhatsApp, o envía por correo un resultado de laboratorio. Un agente lo lee, revisa tus registros y prepara el registro que informa: un lote recibido, un certificado o un documento de lote. Una persona envía cada respuesta y aprueba cada registro.
Las plantillas
Tres plantillas de Plantillas lo hacen:
- Mensajes de WhatsApp de proveedores: mensajes a tu número de WhatsApp.
- Entrada de correos de proveedores: correos al buzón de un agente.
- Entrada de respuestas de evidencias: respuestas a las solicitudes de evidencias de tu empresa.
Elige Usar plantilla, prueba el borrador y ponlo en piloto antes de usarlo (Encarga una tarea recurrente a un agente). A los borradores y agentes creados con una versión anterior se les ofrece la nueva.
Una entrega se convierte en un lote recibido
Para una entrega aún no registrada, las plantillas de WhatsApp y de correo:
- Leen el mensaje en un paso sin herramientas, con los últimos 5 mensajes de la conversación de los últimos 7 días ("los 20 sacos que dije ayer"). Nada de lo que escriba el remitente da órdenes al agente.
- Revisan tus registros: el producto, el sitio del propio remitente y lo que ya consta en el registro.
- Redactan una respuesta, que una persona envía desde Revisión.
- Proponen un lote recibido. "30 sacas de 60 kg" pasa a 1 800 kg solo con un peso que indiquen el mensaje o las reglas de tu empresa. Una regla del procedimiento, no la IA, decide que los datos están completos.
- Una persona con permiso para aprobar lo aprueba en Aprobaciones, con un código de autenticación.
El proveedor del lote es siempre la parte que envió el mensaje, nunca un nombre escrito en él; el lote se registra como recibido, no como cosecha.
Un certificado o un resultado de laboratorio
Se archiva como documento del certificado, y sus campos se leen cuando la lectura de documentos está configurada. Una persona los confirma en Certificados; solo entonces se propone el certificado para su aprobación, con la huella del documento. Cualquier otro archivo, como una nota de entrega, se archiva con el lote que nombra.
Una respuesta a tu solicitud de evidencias
Entrada de respuestas de evidencias relaciona el correo con la solicitud abierta que tu empresa envió a ese proveedor para ese lote recibido y archiva el documento adjunto. En Revisión, una persona ve qué se pidió, qué se respondió y qué falta todavía. El agente nunca responde ni cierra una solicitud.
Lo que llega a una persona
Un mensaje que parece dar instrucciones o que no se puede leer llega a una persona en Revisión, sin proponer nada.
Un remitente que no está en tu Directorio
Le responde el agente del canal, a través de ti. En Revisión prepara la parte que crear, una respuesta en su idioma que pide lo que tu empresa necesita, por defecto la ubicación de la parcela, y lo que hará cuando se lo conozca. Un solo Aprobar, con un código del autenticador, crea la parte, envía la respuesta en tu nombre y pasa sus mensajes al agente; él solo nunca crea ni envía nada (Revisión de agentes).
Lo que ve quien aprueba
En Aprobaciones, una solicitud preparada a partir de un mensaje lo cita, por ejemplo bajo Mensaje de WhatsApp de Finca 1 que lo originó, tal como llegó y sin enlaces. Compara ambos antes de aprobar.
Archiva tú mismo un archivo
En Revisión, Archivarlo con un lote o certificado archiva un archivo que pasó sus controles (Canales de los agentes).
Cuando la lectura de documentos no está configurada
Si un documento dice La lectura de documentos todavía no está configurada., introduce tú sus campos en Certificados (Documentos de certificado).
Mira lo que vino de mensajes
En Informes, en Operaciones, Registros propuestos desde mensajes muestra los últimos 30 días por tipo y por lo que decidieron las personas. El panel Agentes en acción cuenta los archivos archivados y las contrapartes creadas desde remitentes.