Een leverancier schrijft op WhatsApp "Vandaag 30 zakken van 60 kg gestuurd", of mailt een laboratoriumuitslag. Een agent leest het, controleert uw gegevens en bereidt het record voor dat het meldt: een ontvangen partij, een certificaat of een document van een partij. Een persoon verstuurt elk antwoord en keurt elk record goed.
De sjablonen
Drie sjablonen in Sjablonen doen dit:
- WhatsApp-berichten van leveranciers: berichten naar uw WhatsApp-nummer.
- E-mailinvoer van leveranciers: e-mails naar de mailbox van een agent.
- Invoer van bewijsantwoorden: antwoorden op de bewijsverzoeken van uw bedrijf.
Kies Sjabloon gebruiken, test het concept en zet het op proef voordat het in gebruik gaat (Geef een terugkerende taak aan een agent). Concepten en agenten op een oudere versie krijgen de nieuwe aangeboden.
Een levering wordt een ontvangen partij
Voor een levering die nog niet is vastgelegd, doen de sjablonen voor WhatsApp en e-mail dit:
- Een stap zonder hulpmiddelen leest het bericht, met de laatste 5 berichten van het gesprek uit de afgelopen 7 dagen ("de 20 zakken die ik gisteren noemde"). Niets wat de afzender schrijft geeft de agent opdrachten.
- Ze controleren uw gegevens: het product, de eigen locatie van de afzender en wat het grootboek al bevat.
- Ze stellen een antwoord op, dat een persoon verstuurt vanuit Controle.
- Ze stellen een ontvangen partij voor. "30 sacas de 60 kg" wordt alleen 1 800 kg met een gewicht dat het bericht of de regels van uw bedrijf noemen. Een regel in de werkwijze, niet de AI, beslist dat de gegevens volledig zijn.
- Een persoon met goedkeuringsrechten keurt het goed in Goedkeuringen, met een authenticatorcode.
De leverancier van de partij is altijd de relatie die het bericht stuurde, nooit een naam die erin staat; de partij wordt vastgelegd als ontvangst, niet als oogst.
Een certificaat of een laboratoriumuitslag
Het wordt opgeslagen als document van het certificaat, en de velden worden gelezen als documenten lezen is ingesteld. Een persoon bevestigt ze in Certificaten; pas dan wordt het certificaat ter goedkeuring voorgesteld, met de vingerafdruk van het document. Elk ander bestand, zoals een afleverbon, wordt opgeslagen bij de partij die het noemt.
Een antwoord op uw bewijsverzoek
Invoer van bewijsantwoorden koppelt de e-mail aan het openstaande verzoek dat uw bedrijf aan die leverancier stuurde voor die ontvangen partij en slaat het bijgevoegde document op. In Controle ziet een persoon wat er gevraagd is, wat beantwoord is en wat nog ontbreekt. De agent beantwoordt of sluit nooit een verzoek.
Wat bij een persoon komt
Een bericht dat als instructies leest, of dat niet te lezen is, gaat naar een persoon in Controle, zonder voorstel.
Een afzender die niet in uw Adresboek staat
De agent van het kanaal antwoordt, via u. In Controle bereidt hij de partij voor die u maakt (met de genoemde plek als eerste locatie), een antwoord in hun taal dat vraagt wat uw bedrijf nodig heeft, standaard de ligging van het perceel, en wat hij doet zodra de afzender bekend is. Eén keer Goedkeuren, met een code uit de authenticator-app, maakt de partij, verstuurt het antwoord namens u en geeft hun berichten aan de agent. De agent maakt nooit zelf een partij en verstuurt niets uit zichzelf (Controle van agents).
Wat de goedkeurder ziet
In Goedkeuringen citeert een verzoek dat uit een bericht is voorbereid dat bericht, bijvoorbeeld onder WhatsApp-bericht van Boerderij 1 waarmee dit begon, zoals het binnenkwam en zonder links. Vergelijk beide voordat u goedkeurt.
Zelf een bestand opslaan
In Controle slaat Opslaan bij een partij of certificaat een gecontroleerd bestand op (Kanalen van agents).
Als het lezen van documenten niet is ingesteld
Staat bij een document Documenten lezen is nog niet ingesteld., vul de velden dan zelf in onder Certificaten (Certificaatdocumenten).
Zien wat uit berichten kwam
In Rapporten, onder Bedrijfsvoering, toont Records voorgesteld uit berichten de afgelopen 30 dagen per soort en naar wat mensen besloten. Het dashboard Agenten aan het werk telt de opgeslagen bestanden en de partners aangemaakt vanuit afzenders.