Un fornitore scrive su WhatsApp «Oggi ho mandato 30 sacchi da 60 kg», oppure invia per e-mail un risultato di laboratorio. Un agente lo legge, controlla i tuoi dati e prepara il record che segnala: un lotto ricevuto, un certificato o un documento di lotto. Una persona invia ogni risposta e approva ogni record.
I modelli
Tre modelli in Modelli lo fanno:
- Messaggi WhatsApp dei fornitori: i messaggi al tuo numero WhatsApp.
- Ricezione e-mail dei fornitori: le e-mail alla casella di un agente.
- Ricezione risposte di evidenze: le risposte alle richieste di evidenze della tua azienda.
Scegli Usa il modello, testa la bozza e mettila in fase pilota prima di usarla (Affida un lavoro ricorrente a un agente). A bozze e agenti creati da una versione precedente viene offerta quella nuova.
Una consegna diventa un lotto ricevuto
Per una consegna non ancora registrata, i modelli WhatsApp ed e-mail:
- Leggono il messaggio in un passo senza strumenti, con gli ultimi 5 messaggi della conversazione degli ultimi 7 giorni («i 20 sacchi di cui ti ho parlato ieri»). Nulla di ciò che scrive il mittente dà ordini all’agente.
- Controllano i tuoi dati: il prodotto, il sito del mittente stesso e ciò che il registro contiene già.
- Preparano una risposta, che una persona invia da Revisione.
- Propongono un lotto ricevuto. «30 sacas de 60 kg» diventano 1 800 kg solo con un peso indicato dal messaggio o dalle regole della tua azienda. Una regola della procedura, non l’IA, decide che i dati sono completi.
- Una persona con diritto di approvazione lo approva in Approvazioni, con un codice di autenticazione.
Il fornitore del lotto è sempre la parte che ha inviato il messaggio, mai un nome scritto nel messaggio; il lotto è registrato come ricevuto, non come raccolto.
Un certificato o un risultato di laboratorio
Viene archiviato come documento del certificato, e i suoi campi vengono letti quando la lettura dei documenti è configurata. Una persona li conferma in Certificati; solo allora il certificato viene proposto per l’approvazione, con l’impronta del documento. Ogni altro file, come una bolla di consegna, viene archiviato con il lotto che nomina.
Una risposta alla tua richiesta di evidenze
Ricezione risposte di evidenze collega l’e-mail alla richiesta aperta che la tua azienda ha inviato a quel fornitore per quel lotto ricevuto e archivia il documento allegato. In Revisione una persona vede cosa è stato chiesto, cosa è stato risposto e cosa manca ancora. L’agente non risponde mai a una richiesta e non la chiude mai.
Cosa arriva a una persona
Un messaggio che sembra dare istruzioni, o che non si può leggere, va a una persona in Revisione, senza proporre nulla.
Un mittente che non è nella tua Rubrica
Gli risponde l’agente del canale, attraverso di te. In Revisione prepara il soggetto da creare (con il luogo che indica come primo sito), una risposta nella sua lingua che chiede ciò che serve alla tua azienda, di norma la posizione dell’appezzamento, e cosa farà una volta noto il mittente. Un solo Approva, con un codice dell’autenticatore, crea il soggetto, invia la risposta a tuo nome e passa i suoi messaggi all’agente; da solo non crea né invia nulla (Revisione degli agenti).
Cosa vede chi approva
In Approvazioni, una richiesta preparata da un messaggio lo cita, per esempio sotto Messaggio WhatsApp di Azienda agricola 1 che ha dato origine a questo, così come è arrivato e senza link. Confronta i due prima di approvare.
Archivia tu un file
In Revisione, Archivialo con un lotto o un certificato archivia un file che ha superato i controlli (Canali degli agenti).
Quando la lettura dei documenti non è configurata
Se un documento dice La lettura dei documenti non è ancora configurata., inserisci tu i campi in Certificati (Documenti dei certificati).
Vedi cosa è arrivato dai messaggi
In Report, sotto Operazioni, Record proposti da messaggi mostra gli ultimi 30 giorni per tipo e per cosa hanno deciso le persone. La dashboard Agenti al lavoro conta i file archiviati e i partner creati da mittenti.