Un fournisseur écrit « Envoyé aujourd’hui 30 sacs de 60 kg » sur WhatsApp, ou envoie par e-mail un résultat de laboratoire. Un agent le lit, vérifie vos enregistrements et prépare l’enregistrement qu’il signale : un lot reçu, un certificat ou un document de lot. Une personne envoie chaque réponse et approuve chaque enregistrement.
Les modèles
Trois modèles de Modèles s’en chargent :
- Messages WhatsApp des fournisseurs : les messages à votre numéro WhatsApp.
- Réception des e-mails fournisseurs : les e-mails à la boîte d’un agent.
- Réception des réponses de preuves : les réponses aux demandes de preuves de votre entreprise.
Choisissez Utiliser le modèle, testez le brouillon et mettez-le à l’essai avant usage (Confier une tâche récurrente à un agent). Les brouillons et agents créés à partir d’une version antérieure se voient proposer la nouvelle.
Une livraison devient un lot reçu
Pour une livraison pas encore enregistrée, les modèles WhatsApp et e-mail :
- Lisent le message dans une étape sans outils, avec les 5 derniers messages de la conversation des 7 derniers jours (« les 20 sacs dont j’ai parlé hier »). Rien de ce qu’écrit l’expéditeur ne donne d’ordres à l’agent.
- Vérifient vos enregistrements : le produit, le site de l’expéditeur lui-même et ce que le registre contient déjà.
- Rédigent une réponse, qu’une personne envoie depuis Relecture.
- Proposent un lot reçu. « 30 sacas de 60 kg » devient 1 800 kg seulement avec un poids indiqué par le message ou les règles de votre entreprise. Une règle de la procédure, pas l’IA, décide que les informations sont complètes.
- Une personne habilitée l’approuve dans Approbations, avec un code d’authentification.
Le fournisseur du lot est toujours la partie qui a envoyé le message, jamais un nom écrit dedans ; le lot est enregistré comme reçu, pas comme une récolte.
Un certificat ou un résultat de laboratoire
Il est classé comme document du certificat, et ses champs sont lus quand la lecture des documents est configurée. Une personne les confirme dans Certificats ; ensuite seulement le certificat est proposé à l’approbation, avec l’empreinte du document. Tout autre fichier, comme un bon de livraison, est classé avec le lot qu’il nomme.
Une réponse à votre demande de preuves
Réception des réponses de preuves rattache l’e-mail à la demande ouverte envoyée à ce fournisseur pour ce lot reçu et classe le document joint. Dans Relecture, une personne voit ce qui a été demandé, ce qui est répondu et ce qui manque encore. L’agent ne répond ni ne clôt jamais une demande.
Ce qui revient à une personne
Un message qui ressemble à des instructions ou illisible va à une personne dans Relecture, sans rien proposer.
Un expéditeur absent de votre Annuaire
L’agent du canal lui répond, par votre intermédiaire. Dans Relecture, il prépare le partenaire à créer, une réponse dans sa langue qui demande ce dont votre entreprise a besoin, par défaut la localisation de la parcelle, et ce qu’il fera une fois l’expéditeur connu. Un seul Approuver, avec un code d’authentification, crée le partenaire, envoie la réponse en votre nom et transmet ses messages à l’agent ; seul, il ne crée ni n’envoie rien (Relecture des agents).
Ce que voit la personne qui approuve
Dans Approbations, une demande préparée à partir d’un message le cite, par exemple sous Message WhatsApp de Ferme 1 à l’origine de ceci, tel qu’il est arrivé et sans liens. Comparez les deux avant d’approuver.
Classer vous-même un fichier
Dans Relecture, Le classer avec un lot ou un certificat classe un fichier qui a passé ses contrôles (Canaux des agents).
Quand la lecture des documents n’est pas configurée
Si un document indique La lecture des documents n’est pas encore configurée., saisissez vous-même ses champs dans Certificats (Documents de certificat).
Voir ce qui vient des messages
Dans Rapports, sous Opérations, Enregistrements proposés depuis des messages montre les 30 derniers jours par type et selon les décisions prises. Le tableau de bord Agents au travail compte les fichiers classés et les partenaires créés depuis des expéditeurs.