Um fornecedor escreve "Mandei hoje 30 sacas de 60 kg" no WhatsApp, ou manda por e-mail um resultado de laboratório. Um agente lê a mensagem, confere os seus registros e prepara o registro que ela informa: um lote recebido, um certificado ou um documento de lote. Uma pessoa envia cada resposta e aprova cada registro.
Os modelos
Três modelos em Modelos fazem isso:
- Mensagens de WhatsApp de fornecedores: mensagens para o seu número de WhatsApp.
- Entrada de e-mails de fornecedores: e-mails para a caixa de um agente.
- Entrada de respostas de evidências: respostas aos pedidos de evidências da sua empresa.
Escolha Usar modelo, teste o rascunho e coloque-o em piloto antes de usá-lo (Passe uma tarefa recorrente para um agente). Rascunhos e agentes criados a partir de uma versão anterior recebem a oferta da nova.
Uma entrega vira um lote recebido
Para uma entrega ainda não registrada, os modelos de WhatsApp e de e-mail:
- Leem a mensagem numa etapa sem ferramentas, com as últimas 5 mensagens da conversa dos últimos 7 dias ("as 20 sacas que eu falei ontem"). Nada do que o remetente escreve dá ordens ao agente.
- Conferem os seus registros: o produto, o local do próprio remetente e o que o registro já contém.
- Preparam uma resposta, que uma pessoa envia em Revisão.
- Propõem um lote recebido. "30 sacas de 60 kg" viram 1 800 kg só com um peso que a mensagem ou as regras da sua empresa informem. Uma regra do roteiro, não a IA, decide que os dados estão completos.
- Uma pessoa com direito de aprovar aprova o pedido em Aprovações, com um código do app autenticador.
O fornecedor do lote é sempre a parte que enviou a mensagem, nunca um nome escrito nela; o lote é registrado como recebido, não como colheita.
Um certificado ou um resultado de laboratório
Ele é arquivado como documento do certificado, e os campos são lidos quando a leitura de documentos está configurada. Uma pessoa os confirma em Certificados; só então o certificado é proposto para aprovação, com a impressão digital do documento. Qualquer outro arquivo, como uma nota de entrega, é arquivado com o lote que ele cita.
Uma resposta ao seu pedido de evidências
Entrada de respostas de evidências liga o e-mail ao pedido aberto que a sua empresa enviou a esse fornecedor para esse lote recebido e arquiva o documento anexo. Em Revisão, uma pessoa vê o que foi pedido, o que foi respondido e o que ainda falta. O agente nunca responde nem fecha um pedido.
O que chega a uma pessoa
Uma mensagem que parece dar instruções ou que não pode ser lida vai para uma pessoa em Revisão, sem nada proposto.
Um remetente que não está no seu Diretório
O agente do canal responde. Em Revisão ele prepara a parte a criar, uma resposta no idioma do remetente pedindo o que a sua empresa precisa, por padrão a localização da área, e o que fará quando ela for conhecida. Um só Aprovar, com um código do autenticador, cria a parte, envia a resposta em seu nome e passa as mensagens ao agente; sozinho, ele nunca cria nem envia nada (Revisão dos agentes).
O que quem aprova vê
Em Aprovações, um pedido preparado a partir de uma mensagem a cita, por exemplo sob Mensagem de WhatsApp de Fazenda 1 que deu origem a isto, como chegou e sem links. Compare os dois antes de aprovar.
Arquive você mesmo um arquivo
Em Revisão, Arquivar com um lote ou certificado arquiva um arquivo que passou pelas verificações (Canais dos agentes).
Quando a leitura de documentos não está configurada
Se um documento disser A leitura de documentos ainda não está configurada., preencha você os campos em Certificados (Documentos de certificados).
Veja o que veio de mensagens
Em Relatórios, em Operações, Registros propostos a partir de mensagens mostra os últimos 30 dias por tipo e pelo que as pessoas decidiram. O painel Agentes em ação conta os arquivos arquivados e os parceiros criados a partir de remetentes.