Tus propios tipos de trabajo, procesos y etapas

Cada empresa trabaja a su manera. Una finca de café poda y recepa, un viñedo deshoja, una cooperativa monitorea plagas. En Procesos y etapas, tu empresa nombra el trabajo que hace, con los campos que quiere completar, y lo registra como cualquier otro trabajo de campo.

Qué podés definir

Procesos y etapas tiene una pestaña por tipo de definición:

Labores de campo: trabajo en las parcelas que los tipos incluidos no cubren, como la poda, el desmalezado o el monitoreo de plagas. Las personas lo eligen en Tipo de trabajo cuando registran trabajo de campo.
Procesos: pasos que convierten lotes en otros lotes, como una fermentación de 72 horas.
Listas de etapas: las etapas por las que pasan tus lotes, en orden.
Formatos de datos: datos que registrás sobre un lote, un sitio o la empresa.

Cada una tiene un Nombre con tus palabras y un Código que se usa en importaciones e integraciones. El código nunca cambia y nunca se reutiliza.

Campos, resumen y valores confidenciales

Cada definición tiene sus Campos: lo que las personas completan después de los campos comunes (parcela, días, superficie, cultivo y notas). Un campo tiene una etiqueta, un Tipo de valor (texto corto o largo, número, sí o no, una opción de una lista, un día, un día y una hora, o un miembro de la empresa) y límites, como el valor más bajo y el más alto. La Vista previa muestra los campos tal como las personas los van a completar.

Campos del resumen: hasta tres campos que se muestran en el resumen de una línea de un registro, en la historia del lote y en los informes. Para la Poda, por ejemplo, Plantas podadas y Herramienta.
Confidencial (se guarda cifrado): un valor que solo ven las personas de tu empresa en la consola. Nunca se muestra en informes, paneles ni consultas, y el asistente no lo lee.

Cómo se organiza y se comporta el formulario

Cada definición también dice cómo se ve y cómo se comporta su formulario cuando las personas lo completan:

Secciones: los campos se agrupan bajo títulos, por ejemplo Vacuna, Animales y Evidencia. Cada campo ocupa el ancho completo de la fila, la mitad, un tercio o un cuarto. Su ayuda se muestra debajo o detrás de un ícono de información.
Se muestra cuando: un campo aparece solo cuando una respuesta anterior lo pide. Una vacunación pregunta Otra enfermedad solo cuando Enfermedad es Otro. Un campo que no se muestra no se pregunta, y el valor que se haya escrito antes en él no se conserva.
Obligatorio cuando: un campo pasa a ser obligatorio solo en ese caso: cuando Enfermedad es Otro, Otra enfermedad se tiene que completar.
Varias condiciones y el contexto del registro: una regla puede combinar condiciones: todas estas, alguna de estas o ninguna de estas, en grupos de hasta tres niveles. Además de las respuestas anteriores, puede leer lo que la plataforma ya sabe del registro: el Cultivo, los Días desde la siembra, el Tipo de sitio y su País, y para un lote el Producto y su Etapa. Un registro de aplicación puede pedir la Carencia siempre que un herbicida, insecticida o fungicida se aplique en maíz o soja, y el Reingreso solo para un producto de uso restringido. El registro guarda el contexto con el que se comprobó, así que si un lote de campo cambia de cultivo después, los registros anteriores no cambian.
Valores predeterminados, máscaras y patrones: un valor que ya viene completado al abrir un registro nuevo (la fecha de hoy, 0 días) y un formato como AA 999999 para el número de un documento de tránsito.
Campos calculados, de solo lectura y bloqueados: un valor calculado (el peso neto a partir del peso bruto y la tara) se obtiene de los otros campos y no se puede escribir. Un campo bloqueado se escribe una sola vez y no se puede cambiar cuando se edita el registro.

Una versión sin un diseño propio recibe uno automático. Mirá Organiza el formulario.

Versiones, publicación y archivo

Una definición nueva es un borrador: Guardar borrador la conserva, y nadie puede registrarla todavía. Publicar crea una versión que siguen los registros nuevos. Si cambiás una definición publicada y la publicás de nuevo, los registros ya hechos conservan la versión con la que se hicieron, y los registros nuevos siguen la nueva. Archivar detiene los registros nuevos; los registros ya hechos la conservan. Una definición nunca se borra.

Los cambios que solo mueven campos, secciones, anchos o ayudas crean una versión menor, por ejemplo 1.1 después de 1.0. Agregar una condición Se muestra cuando u Obligatorio cuando, una máscara, un patrón, un cálculo o un bloqueo crea una versión mayor nueva, por ejemplo 2.0, porque cambia lo que las personas pueden registrar.

Las definiciones de tu organización muestran Definido por la organización: todas las empresas de la organización pueden usarlas tal como están.

Una segunda aprobación

Algunas definiciones piden a una segunda persona antes de cambiar. Con Los cambios necesitan una segunda aprobación activado, esperan a otro propietario o administrador: publicar una versión nueva, archivar la definición, cambiar quién la registra, bloquearla o desbloquearla (en la biblioteca de la organización) y desactivar ese ajuste. Tocás Enviar para aprobación en lugar de Publicar, y nada cambia hasta que alguien lo apruebe.

Está activado por defecto en todas las definiciones de la biblioteca de la organización y en las definiciones cuyos registros van al libro de trazabilidad uno a uno: datos, tipos de proceso y listas de etapas. Está desactivado en los tipos de trabajo de campo, que se anclan una vez por día. Lo ajusta quien gestiona los procesos y etapas, en la pestaña Aprobaciones del diseñador, con tu segundo factor (en la biblioteca, los propietarios y administradores de la organización). Activarlo se aplica en el momento. Desactivarlo es un cambio como cualquier otro, así que también espera una segunda aprobación. Antes de la primera versión no espera nada: la primera publicación se aplica en el momento.

Mientras un cambio espera, la definición muestra Esperando una segunda aprobación: quién lo pidió, cuándo y qué cambia. En una versión nueva ves las mismas palabras de «Qué cambia» que al adoptar una. Otro propietario o administrador toca Aprobar o Rechazar, con su segundo factor. Quien lo pidió puede Retirar el pedido. El cambio aparece en Te espera para quienes pueden aprobarlo, y les llega un correo aunque hayan desactivado otros. Guardar un borrador nuevo reemplaza un pedido de publicación, así que volvé a enviarlo.

Si nadie más puede aprobarlo, porque quien lo pidió es el único propietario o administrador, esa persona aprueba su propio cambio con Aprobar como único propietario o administrador. Queda registrado así, y a quien después pase a ser propietario o administrador se le avisa. Durante los 7 días después de unirse, un miembro no aprueba lo que pidió quien lo invitó.

Un cambio de la biblioteca de la organización lo aprueba otro propietario o administrador de la organización. Un cambio de una definición propia de la empresa lo aprueba otro propietario o administrador de la empresa; los propietarios y administradores de la organización también cuentan. El asistente te dice qué espera y te da el enlace, pero nunca pide, aprueba, rechaza ni retira un cambio.

Un segundo interruptor, Los registros necesitan una segunda aprobación, está desactivado por defecto. Se aplica a los datos y al trabajo de campo cuyos registros van al libro de trazabilidad uno a uno, no al trabajo de campo anclado, a las listas de etapas ni a los tipos de proceso. Activado, cada registro confirmado espera en Propuestas a otro miembro antes de ir al libro de trazabilidad, y el registro muestra Esperando una segunda aprobación. Quien lo registró nunca lo aprueba, salvo que sea el único propietario o administrador de la empresa. Si se rechaza, el registro queda fuera del libro de trazabilidad y muestra Rechazado en la segunda aprobación; corregilo y guardalo para enviarlo de nuevo a aprobación. En una definición de la biblioteca de la organización, el ajuste vale en cada empresa, y ahí lo aprueba otro miembro de esa empresa.

En el libro de trazabilidad

Cuando tu empresa activa los Registros en el libro, los registros que confirma entran en el libro de trazabilidad, para que cualquiera con quien los compartas pueda comprobar que no cambiaron:

El trabajo de campo, los tipos incluidos y tus tipos propios, entra en un anclaje al día: cuando el día terminó en todas partes, una sola huella cubre todos los registros de campo del día. Hasta entonces, un registro muestra Esperando el anclaje de esta noche, y después Anclado en el libro de trazabilidad con el día.
Los datos se registran uno a uno cuando una persona los confirma: Registrado en el libro de trazabilidad mediante la cuenta A-REX de tu empresa, aprobado por un miembro.
El trabajo de campo en una finca de un productor o de una persona siempre entra en el anclaje del día, nunca uno a uno, para que nadie pueda seguir el trabajo de una finca en el libro de trazabilidad.
Los valores quedan fuera del libro: solo está la huella de cada registro. La información personal nunca forma parte de ella.

Activalos en Procesos y etapas, pestaña Registros en el libro: una propuesta añade el módulo y registra tus definiciones publicadas, y nada cambia hasta que un propietario la apruebe. Los registros anteriores entran cuando se aprueba. La misma pestaña muestra los últimos anclajes y cuántos registros esperan, y Anclar ahora envía al momento los registros de campo del día.

Un registro que ya está en el libro de trazabilidad nunca cambia allí: anulalo y volvé a registrarlo. Un registro de campo anclado todavía se puede editar; el siguiente anclaje cubre la nueva versión. Cuando un registro muestra Declarado para el 3 oct · registrado el 14 oct, entró en el libro mucho después del día que describe, y A-REX puede señalarlo.

Comprobar con el libro de trazabilidad, en los Detalles técnicos de un registro, vuelve a calcular su huella a partir de sus valores y la compara con el libro: «Coincide con el registro del libro del 14 oct 2026». Una coincidencia muestra que el registro existía sin cambios ese día; no muestra que el trabajo se hiciera así. El archivo de Descargar todo contiene cada registro con verify-facts.mjs, que los comprueba sin A-REX.

Lo que ven los demás

Los compradores, los auditores y otros sistemas no conocen tus nombres. En Qué significa para los demás, elegí el significado estándar de cada definición, por ejemplo Tipo de labor de campo: Poda y conducción. Ellos leen ese significado; el nombre de tu empresa queda en tus registros, marcado como declarado por tu empresa. A-REX muestra lo que registró tu empresa, nunca si el trabajo se hizo bien.

En paneles, informes y consultas

Paneles: Trabajos de campo registrados se puede desglosar por Tipo de trabajo, con cada uno de tus tipos por su nombre.
Informes: el cuaderno de campo lista cada registro con el nombre de su tipo y sus campos del resumen.
Informes: Informes tiene un conjunto de datos por cada tipo de labor de campo publicado, llamado field_work. y su código, por ejemplo field_work.poda, con sus campos salvo los confidenciales.