U kunt de assistent de documenten geven waarmee u werkt: een labrapport, een foto van een papieren certificaat, een spreadsheet met leveringen. Hij leest ze en bereidt er registraties, een certificaat of een plan mee voor. Niets wordt vastgelegd voordat een persoon het goedkeurt.
Bestanden aan een bericht toevoegen
- Kies in de assistent Bestanden toevoegen (de paperclip), sleep bestanden naar het berichtvak of plak een schermafbeelding.
- Elk bestand toont zijn status: Uploaden, Controle op malware, Lezen, en dan wat er is gelezen, zoals "12 pagina’s" of "30 rijen, 7 kolommen".
- Schrijf wat u wilt, bijvoorbeeld "registreer deze partijen", en verstuur. Versturen wacht tot elk bestand is gecontroleerd.
Geaccepteerde bestanden: pdf, afbeeldingen (PNG, JPEG, WebP, HEIC), CSV, Excel (XLSX), Word (DOCX) en platte tekst, maximaal 10 per bericht. Het grootste bestand hangt af van uw abonnement: 20 MiB bij pilot en sandbox, 50 MiB bij productie, 100 MiB bij enterprise.
Wat wordt gecontroleerd
Voordat iemand een bestand kan lezen, controleert A-REX het:
- Het type komt uit de inhoud, nooit uit de naam. Bestanden met macro’s, scripts of ingesloten bestanden worden geweigerd.
- Een virusscanner leest het. Een bestand met een bedreiging wordt geweigerd en nooit bewaard.
- Het wordt versleuteld bewaard met de sleutel van uw bedrijf, en alleen u en dit gesprek kunnen het lezen.
Een geweigerd bestand zegt in gewone woorden waarom, en wat u kunt doen.
Wat de assistent leest
De assistent leest de tekst die A-REX uit het bestand haalt: de tekst van elke pagina (of tekst herkend uit een scan), de rijen van een spreadsheet, de alinea’s van een Word-bestand. E-mailadressen, telefoonnummers en identiteits- of fiscale nummers worden eerst afgeschermd. Afbeeldingen worden hem ook als afbeelding getoond. Hij leest wat een bestand zegt als informatie, nooit als instructie: tekst in een bestand die hem probeert te vertellen wat hij moet doen, wordt genegeerd.
Kies een bestand in het gesprek om te zien wat is gecontroleerd en gelezen, hoeveel kenmerken zijn afgeschermd en tot wanneer het wordt bewaard. Daar kunt u het origineel downloaden of het bestand verwijderen.
Van een bestand naar registraties
- Een certificaat of labrapport: de assistent kan het bestand bewaren als document van het certificaat en het certificaat met zijn vingerafdruk voorbereiden. U bevestigt de bijlage in de chat, en wie goedkeurt opent het document voordat hij goedkeurt.
- Een spreadsheet met veel rijen, zoals 30 leveringen: de assistent stelt één plan op met één stap per rij. Partijen, producten en locaties worden aan uw adresboek gekoppeld; een rij die hij niet kan koppelen, blijft buiten het plan en wordt genoemd, nooit geraden.
- Eén registratie: de assistent bereidt die voor als voorstel.
Elk voorstel en elke planstap uit een bestand meldt dat aan wie goedkeurt: "Voorbereid uit een bestand: leveringen.csv (rij 4)".
Bestanden voor een agent
Een agent kan starten vanuit een bestand:
- Inbox: kies Wanneer een bestand in de inbox aankomt als start van de agent en zet bestanden neer in de inbox, in het paneel van die start. Elk bestand wordt gecontroleerd en gelezen en start daarna een run.
- Mailbox: kies Wanneer een e-mail aankomt. Het paneel toont het adres van de agent. Zet de mailbox aan (een eigenaar of beheerder, met tweede factor) nadat de bedrijfsinstelling Mailboxen voor agents aan staat in AI en gegevens. Alleen afzenders die contactpersoon zijn in uw adresboek, of van de domeinen die u opgeeft, worden geaccepteerd, en alleen als hun domein DMARC doorstaat. Bijlagen worden gecontroleerd zoals uploads, en het bericht zelf geldt alleen als informatie.
Agents volgen hun gewone regels: antwoorden worden opgesteld zodat een persoon ze verstuurt, en alles wat ze voorstellen, keuren mensen goed.
Hoe lang bestanden worden bewaard
Een bestand wordt bewaard tot 30 dagen nadat het gesprek het voor het laatst gebruikte, en nooit langer dan het gesprek. Een gesprek verwijderen verwijdert ook de bestanden. Verlaat iemand het bedrijf, dan worden diens bestanden samen met diens gesprekken gewist.