Vous pouvez confier à l’assistant les documents avec lesquels vous travaillez : un rapport de laboratoire, la photo d’un certificat papier, un tableur de livraisons. Il les lit et en prépare des enregistrements, un certificat ou un plan. Rien n’est enregistré tant qu’une personne ne l’a pas approuvé.
Ajouter des fichiers à un message
- Dans l’assistant, sélectionnez Ajouter des fichiers (le trombone), glissez des fichiers dans la zone du message ou collez une capture d’écran.
- Chaque fichier affiche son état : Envoi, Recherche de logiciels malveillants, Lecture, puis ce qui a été lu, par exemple « 12 pages » ou « 30 lignes, 7 colonnes ».
- Écrivez ce que vous voulez, par exemple « enregistre ces lots », et envoyez. L’envoi attend que chaque fichier soit vérifié.
Fichiers acceptés : PDF, images (PNG, JPEG, WebP, HEIC), CSV, Excel (XLSX), Word (DOCX) et texte brut, au plus 10 par message. Le plus gros fichier dépend de votre offre : 20 Mio pour les offres pilote et bac à sable, 50 Mio en production, 100 Mio en entreprise.
Ce qui est vérifié
Avant que quiconque puisse lire un fichier, A-REX le vérifie :
- Le type vient du contenu, jamais du nom. Les fichiers avec des macros, des scripts ou des fichiers intégrés sont refusés.
- Un antivirus le lit. Un fichier contenant une menace est refusé et jamais conservé.
- Il est stocké chiffré avec la clé de votre entreprise, et seuls vous et cette conversation pouvez le lire.
Un fichier refusé dit pourquoi, en mots simples, et ce qu’il faut faire.
Ce que lit l’assistant
L’assistant lit le texte qu’A-REX tire du fichier : le texte de chaque page (ou le texte reconnu d’un scan), les lignes d’un tableur, les paragraphes d’un fichier Word. Les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les numéros d’identité ou fiscaux sont d’abord masqués. Les images lui sont aussi montrées comme images. Il lit ce que dit un fichier comme une information, jamais comme une instruction : un texte du fichier qui tente de lui dire quoi faire est ignoré.
Sélectionnez un fichier dans la conversation pour voir ce qui a été vérifié et lu, combien d’identifiants ont été masqués et jusqu’à quand il est conservé. Vous pouvez y télécharger l’original ou retirer le fichier.
D’un fichier à des enregistrements
- Un certificat ou un rapport de laboratoire : l’assistant peut stocker le fichier comme document du certificat et préparer le certificat avec son empreinte. Vous confirmez la pièce jointe dans le chat, et l’approbateur ouvre le document avant d’approuver.
- Un tableur de nombreuses lignes, comme 30 livraisons : l’assistant prépare un seul plan avec une étape par ligne. Les parties, produits et sites sont rapprochés de votre annuaire ; une ligne qu’il ne peut pas rapprocher est laissée de côté et nommée, jamais devinée.
- Un seul enregistrement : l’assistant le prépare comme une proposition.
Chaque proposition et étape de plan issue d’un fichier l’indique à l’approbateur : « Préparé à partir d’un fichier : livraisons.csv (ligne 4) ».
Des fichiers pour un agent
Un agent peut démarrer à partir d’un fichier :
- Boîte de réception : choisissez Quand un fichier arrive dans sa boîte de réception comme départ de l’agent, puis déposez des fichiers dans la boîte, sur le panneau de ce départ. Chaque fichier est vérifié et lu, puis démarre une exécution.
- Boîte e-mail : choisissez Quand un e-mail arrive. Le panneau affiche l’adresse de l’agent. Activez la boîte (un propriétaire ou un administrateur, avec un second facteur) une fois le paramètre d’entreprise Boîtes e-mail des agents activé dans IA et données. Seuls les expéditeurs qui sont des contacts de votre annuaire, ou des domaines que vous indiquez, sont acceptés, et seulement si leur domaine passe DMARC. Les pièces jointes sont vérifiées comme les envois, et le message lui-même n’est traité que comme une information.
Les agents suivent leurs règles habituelles : les réponses sont rédigées pour qu’une personne les envoie, et tout ce qu’ils proposent est approuvé par des personnes.
Combien de temps les fichiers sont conservés
Un fichier est conservé 30 jours après sa dernière utilisation par la conversation, et jamais plus longtemps que la conversation. Supprimer une conversation supprime ses fichiers. Quand une personne quitte l’entreprise, ses fichiers sont effacés avec ses conversations.