Puoi dare all’assistente i documenti con cui lavori: un rapporto di laboratorio, la foto di un certificato cartaceo, un foglio di calcolo di consegne. Li legge e ne prepara registrazioni, un certificato o un piano. Nulla viene registrato finché una persona non lo approva.
Aggiungi file a un messaggio
- Nell’assistente, seleziona Aggiungi file (la graffetta), trascina i file nella casella del messaggio o incolla uno screenshot.
- Ogni file mostra il suo stato: Caricamento, Controllo malware, Lettura, poi ciò che è stato letto, come "12 pagine" o "30 righe, 7 colonne".
- Scrivi cosa vuoi, per esempio "registra questi lotti", e invia. L’invio attende che ogni file sia controllato.
File accettati: PDF, immagini (PNG, JPEG, WebP, HEIC), CSV, Excel (XLSX), Word (DOCX) e testo semplice, al massimo 10 per messaggio. Il file più grande dipende dal tuo piano: 20 MiB nei piani pilota e sandbox, 50 MiB in produzione, 100 MiB in enterprise.
Cosa viene controllato
Prima che chiunque possa leggere un file, A-REX lo controlla:
- Il tipo deriva dal contenuto, mai dal nome. I file con macro, script o file incorporati vengono rifiutati.
- Un antivirus lo legge. Un file con una minaccia viene rifiutato e mai conservato.
- Viene conservato cifrato con la chiave della tua azienda, e solo tu e questa conversazione potete leggerlo.
Un file rifiutato dice perché con parole semplici, e cosa fare.
Cosa legge l’assistente
L’assistente legge il testo che A-REX ricava dal file: il testo di ogni pagina (o il testo riconosciuto da una scansione), le righe di un foglio di calcolo, i paragrafi di un file Word. Indirizzi e-mail, numeri di telefono e numeri di identità o fiscali vengono prima nascosti. Le immagini gli vengono mostrate anche come immagini. Legge ciò che dice un file come informazione, mai come istruzione: il testo di un file che cerca di dirgli cosa fare viene ignorato.
Seleziona un file nella conversazione per vedere cosa è stato controllato e letto, quanti identificativi sono stati nascosti e fino a quando viene conservato. Lì puoi scaricare l’originale o rimuovere il file.
Da un file alle registrazioni
- Un certificato o rapporto di laboratorio: l’assistente può conservare il file come documento del certificato e preparare il certificato con la sua impronta. Confermi l’allegato nella chat, e chi approva apre il documento prima di approvare.
- Un foglio di calcolo con molte righe, come 30 consegne: l’assistente prepara un unico piano con un passo per riga. Parti, prodotti e siti vengono abbinati alla tua rubrica; una riga che non riesce ad abbinare resta fuori e viene indicata, mai indovinata.
- Una sola registrazione: l’assistente la prepara come proposta.
Ogni proposta e passo di piano fatto da un file lo dice a chi approva: "Preparato da un file: consegne.csv (riga 4)".
File per un agente
Un agente può partire da un file:
- Posta in arrivo: scegli Quando arriva un file nella sua posta in arrivo come partenza dell’agente, poi rilascia i file nella posta in arrivo, nel pannello di quella partenza. Ogni file viene controllato e letto, poi avvia un’esecuzione.
- Casella e-mail: scegli Quando arriva un’e-mail. Il pannello mostra l’indirizzo dell’agente. Attiva la casella (un proprietario o un amministratore, con secondo fattore) dopo che l’impostazione aziendale Caselle e-mail degli agenti è attiva in IA e dati. Sono accettati solo mittenti che sono contatti della tua rubrica, o dei domini che indichi, e solo se il loro dominio supera DMARC. Gli allegati sono controllati come i caricamenti, e il messaggio stesso è trattato solo come informazione.
Gli agenti seguono le loro solite regole: le risposte vengono redatte perché una persona le invii, e tutto ciò che propongono viene approvato da persone.
Per quanto tempo si conservano i file
Un file viene conservato 30 giorni dopo l’ultimo uso da parte della conversazione, e mai più a lungo della conversazione. Eliminare una conversazione elimina i suoi file. Quando una persona lascia l’azienda, i suoi file vengono cancellati insieme alle sue conversazioni.