Alcuni lavori richiedono più passi, e un passo successivo ha bisogno di ciò che produce uno precedente: registrare 40 t di mais, dividerle in quattro lotti, lavorare ogni lotto e poi consegnarne uno al mulino. La divisione non si può proporre prima che il lotto esista. Un piano riunisce tutti i passi di quel lavoro. Approvi il piano una volta; poi A-REX propone ogni passo non appena i passi precedenti sono completati. Ogni passo viene comunque approvato da solo, dalle persone che approvano quel tipo di modifica.
Chiedi un piano all’assistente
- Apri l’assistente e descrivi tutto il lavoro con parole tue, per esempio «registra 400 sacchi da 100 kg di mais, dividili in 4 lotti e consegna il lotto A al magazzino 1».
- L’assistente ti chiede con una scheda ciò che non riesce a leggere nei tuoi registri, come chi detiene il lotto, la dimensione dei sacchi e il loro numero, e controlla che i numeri quadrino.
- Prepara il piano e lo mostra come una scheda nella conversazione. Non viene ancora proposto nulla.
Ogni piano compare anche in Piani. Un passo che la piattaforma non può fare per te, come caricare un camion, diventa un’attività che una persona segna come fatta. Quando il piano ha bisogno di un prodotto, un sito o un soggetto che non hai ancora, l’assistente aggiunge un’attività che lo crea: vedi Crea ciò che serve al piano.
Approva il piano
Apri il piano dalla sua scheda con Apri il piano, oppure da Piani. Leggi ogni passo: la sua frase dice cosa fa, e i passi che lo precedono dicono cosa attende. Quando il piano è corretto, seleziona Approva il piano e inserisci un codice della tua app di autenticazione.
Il piano si apre in un pannello sopra la pagina in cui ti trovi, con tutti i passi e le azioni, così la conversazione o l’elenco restano com’erano. Apri la pagina completa lo mostra in una pagina sua.
Solo il membro per cui è stato preparato il piano può approvarlo. Una bozza non approvata entro 7 giorni viene annullata. Una volta approvato, il piano ha una scadenza, di 30 giorni per impostazione predefinita, mostrata sotto il titolo.
Segui i passi
La pagina di un piano mostra i suoi passi in ordine, ciascuno con il suo stato:
- Pianificato: attende i passi che lo precedono («Attende il passo 2»).
- In attesa di approvazione: la sua richiesta è in Proposte. Apri l’approvazione la apre. Le persone che approvano quel tipo di modifica ricevono la solita notifica.
- In attesa di te: un’attività svolta fuori dalla piattaforma. Seleziona Segna come fatto quando è fatta.
- Completato, Saltato o Annullato.
Il piano stesso mostra In corso, Serve il tuo intervento, Completato o Annullato, con quanti passi sono completati. La pagina segue il piano in tempo reale: non serve ricaricarla.
Segui il piano nella conversazione
Una volta approvato il piano, il suo avanzamento compare nella conversazione con l’assistente in cui è stato redatto, man mano che accade: «Passo 1 fatto: Registra il lotto MAI-2026-304», «Il passo 2 attende approvazione», «Il passo 2 ha bisogno di te: rifiutato». Se la conversazione è aperta, ogni riga compare subito. Se è chiusa, le righe sono lì la prossima volta che la apri. La scheda del piano segue gli stessi passi in diretta, e la pagina del piano in Piani elenca ogni modifica in Cronologia, con Apri la conversazione.
Approva un passo nella chat
Quando un passo attende approvazione e sei una delle persone che approvano quel tipo di modifica, la sua scheda nella conversazione mostra Approva e Rifiuta. Leggi cosa fa, aggiungi un motivo se vuoi e seleziona Approva: A-REX chiede il tuo secondo fattore, come in Proposte. Una volta approvato, la scheda mostra a che punto è il passo (registrato, o perché non è riuscito) e il piano prosegue.
Valgono le stesse regole di Proposte: chi può approvare, una seconda persona quando la tua azienda la richiede e le modifiche che un proprietario può approvare quando l’assistente le ha proposte su sua richiesta. Quando non puoi decidere, la scheda dice perché e chi approva riceve il solito avviso. Un passo di un gruppo o di una catena, una consegna a un destinatario limitato o un certificato di cui devi prima aprire il documento si decidono in Proposte: la scheda porta lì. L’assistente non approva mai nulla; lo fa solo il tuo clic. Una proposta singola che l’assistente crea per te riceve la stessa scheda una volta creata.
Chiedi come va il tuo piano
Chiedi all’assistente «come va il mio piano?» nella stessa conversazione. Sa cosa è successo dalla sua ultima risposta: quali passi sono fatti, quali attendono e chi, quali si sono fermati e perché, e cosa puoi fare. Quando è successo qualcosa di nuovo, te lo dice per primo. Quando il piano è finito, ti propone il passo successivo.
Crea ciò che serve al piano
Quando un piano ha bisogno di un prodotto, un sito o un soggetto che non è ancora nei tuoi dati, uno dei suoi passi è un’attività come «Crea il prodotto Maíz en grano». I passi che lo usano aspettano quell’attività.
- Nell’attività, seleziona Crea in Anagrafica. Il modulo si apre con il nome, il codice e l’unità del piano già compilati.
- Controlla il modulo e salvalo. Torni al piano con il nuovo prodotto selezionato.
- Seleziona Segna come fatto e inserisci un codice della tua app di autenticazione.
Se lo hai già, sceglilo invece in Oppure scegline uno esistente. Digita il nome o il codice per trovarlo. Si possono scegliere solo i dati che corrispondono al piano: un prodotto con lo stesso codice e la stessa unità, o un sito o un soggetto dello stesso tipo. Gli altri restano nell'elenco, in grigio, con il motivo, per esempio «Non proposto: è contato in tonnellate, il piano richiede chilogrammi». I passi che lo usano vengono proposti con quel dato. Se nel frattempo è stato archiviato o cambiato, il passo si ferma e dice perché.
Quando un passo si ferma
Quando un approvatore rifiuta un passo, o il passo non riesce o scade, il piano mostra Serve il tuo intervento e i passi successivi attendono (Bloccato). Ricevi una notifica che apre il piano su quel passo.
Sul passo puoi:
- Proponi di nuovo: viene proposto un’altra volta così come è stato approvato, dopo che hai corretto ciò che diceva il motivo.
- Salta: i passi successivi proseguono senza di esso. Non è possibile saltarlo finché un passo successivo usa un lotto creato da questo passo.
- Annullare il piano (vedi sotto).
Annulla un piano
Nella pagina del piano, apri Azioni e seleziona Annulla il piano, poi aggiungi un motivo se vuoi. I passi non ancora proposti non lo saranno più. Le richieste ancora in attesa di una decisione vengono ritirate, e i loro approvatori vengono informati del motivo. Ciò che è già stato eseguito resta nei tuoi registri. Possono annullarlo il membro per cui è stato preparato il piano, un proprietario o un amministratore.
Trova i tuoi piani
Piani elenca i piani della tua azienda, dal più recente, con il loro stato, i passi completati sul totale, per chi sono stati preparati e quando sono cambiati l’ultima volta. Filtra per Stato o per Preparato da Io, oppure cerca per titolo o obiettivo del piano. Seleziona una riga per aprire il piano.