Certains travaux demandent plusieurs étapes, et une étape ultérieure a besoin de ce qu’une étape précédente produit : enregistrer 40 t de maïs, les diviser en quatre lots, transformer chaque lot, puis livrer l’un d’eux au moulin. La division ne peut pas être proposée avant que le lot existe. Un plan réunit toutes les étapes de ce travail. Vous approuvez le plan une fois ; A-REX propose ensuite chaque étape dès que les étapes précédentes sont faites. Chaque étape reste approuvée séparément, par les personnes qui approuvent ce type de modification.
Demander un plan à l’assistant
- Ouvrez l’assistant et décrivez tout le travail avec vos mots, par exemple « enregistre 400 sacs de 100 kg de maïs, divise-les en 4 lots et livre le lot A à l’entrepôt 1 ».
- L’assistant vous demande, avec une carte, ce qu’il ne peut pas lire dans vos registres, comme qui détient le lot, la taille des sacs et leur nombre, et vérifie que les chiffres concordent.
- Il prépare le plan et l’affiche sous forme de carte dans la conversation. Rien n’est encore proposé.
Chaque plan figure aussi dans Plans. Une étape que la plateforme ne peut pas faire pour vous, comme charger un camion, devient une tâche qu’une personne marque comme faite. Quand le plan a besoin d’un produit, d’un site ou d’un partenaire que vous n’avez pas encore, l’assistant ajoute une tâche qui le crée : voir Créer ce dont le plan a besoin.
Approuver le plan
Ouvrez le plan depuis sa carte avec Ouvrir le plan, ou depuis Plans. Lisez chaque étape : sa phrase dit ce qu’elle fait, et les étapes qui la précèdent disent ce qu’elle attend. Quand le plan est correct, sélectionnez Approuver le plan et saisissez un code de votre application d’authentification.
Le plan s’ouvre dans un panneau au-dessus de la page où vous êtes, avec toutes ses étapes et actions : la conversation ou la liste reste telle quelle. Ouvrir la page complète l’affiche sur sa propre page.
Seul le membre pour qui le plan a été préparé peut l’approuver. Un brouillon qui n’est pas approuvé sous 7 jours est annulé. Une fois approuvé, le plan a une échéance, de 30 jours par défaut, affichée sous son titre.
Suivre les étapes
La page d’un plan affiche ses étapes dans l’ordre, chacune avec son état :
- Prévue : elle attend les étapes qui la précèdent (« Attend l’étape 2 »).
- En attente d’approbation : sa demande se trouve dans Propositions. Ouvrir l’approbation l’ouvre. Les personnes qui approuvent ce type de modification reçoivent leur notification habituelle.
- Vous attend : une tâche faite en dehors de la plateforme. Sélectionnez Marquer comme fait une fois qu’elle est faite.
- Faite, Ignorée ou Annulée.
Le plan lui-même affiche En cours, Vous attend, Terminé ou Annulé, avec le nombre d’étapes faites. La page suit le plan en direct : inutile de la recharger.
Suivre le plan dans la conversation
Une fois le plan approuvé, son avancement apparaît dans la conversation de l’assistant où il a été rédigé, au fur et à mesure : « Étape 1 faite : Enregistrer le lot MAI-2026-304 », « L’étape 2 attend une approbation », « L’étape 2 a besoin de vous : rejetée ». Si la conversation est ouverte, chaque ligne apparaît tout de suite. Si elle est fermée, les lignes y sont la prochaine fois que vous l’ouvrez. La carte du plan suit les mêmes étapes en direct, et la page du plan dans Plans liste chaque changement sous Historique, avec Ouvrir la conversation.
Approuver une étape dans le chat
Quand une étape attend une approbation et que vous faites partie des personnes qui approuvent ce type de changement, sa carte dans la conversation affiche Approuver et Rejeter. Lisez ce qu’elle fait, ajoutez un motif si vous le souhaitez et sélectionnez Approuver : A-REX demande votre second facteur, comme dans Propositions. Une fois approuvée, la carte indique où en est l’étape (enregistrée, ou pourquoi elle a échoué) et le plan continue.
Les règles sont les mêmes que dans Propositions : qui peut approuver, une deuxième personne quand votre entreprise l’exige, et les changements qu’un propriétaire peut approuver quand l’assistant les a proposés à sa demande. Quand vous ne pouvez pas décider, la carte dit pourquoi et les approbateurs reçoivent leur avis habituel. Une étape d’un groupe ou d’une chaîne, une livraison à un destinataire restreint ou un certificat dont vous devez d’abord ouvrir le document se décident dans Propositions : la carte y mène. L’assistant n’approuve jamais rien ; seul votre clic le fait. Une proposition seule que l’assistant crée pour vous reçoit la même carte une fois créée.
Demander où en est votre plan
Demandez à l’assistant « où en est mon plan ? » dans la même conversation. Il sait ce qui s’est passé depuis sa dernière réponse : quelles étapes sont faites, lesquelles attendent et qui, lesquelles se sont arrêtées et pourquoi, et ce que vous pouvez faire. Quand il y a du nouveau, il vous le dit d’abord. Quand le plan est terminé, il propose l’étape suivante.
Créer ce dont le plan a besoin
Quand un plan a besoin d’un produit, d’un site ou d’un partenaire qui n’est pas encore dans vos données, l’une de ses étapes est une tâche comme « Créer le produit Maíz en grano ». Les étapes qui l’utilisent attendent cette tâche.
- Sur la tâche, sélectionnez Créer dans l’Annuaire. Le formulaire s’ouvre avec le nom, le code et l’unité du plan déjà remplis.
- Vérifiez le formulaire et enregistrez-le. Vous revenez au plan avec le nouveau produit choisi.
- Sélectionnez Marquer comme fait et saisissez un code de votre application d’authentification.
Si vous l’avez déjà, choisissez-le plutôt sous Ou choisir un existant. Tapez son nom ou son code pour le trouver. Seuls les éléments qui correspondent au plan peuvent être choisis : un produit de même code et même unité, ou un site ou un partenaire du même type. Les autres restent dans la liste, grisés, avec la raison, par exemple « Non proposé : il est compté en tonnes, le plan demande des kilogrammes ». Les étapes qui l’utilisent sont proposées avec cet élément. S’il a été archivé ou modifié entre-temps, l’étape s’arrête et dit pourquoi.
Quand une étape s’arrête
Quand un approbateur rejette une étape, ou qu’elle échoue ou expire, le plan affiche Vous attend et les étapes suivantes attendent (Bloquée). Vous recevez une notification qui ouvre le plan sur cette étape.
Sur l’étape, vous pouvez :
- Proposer à nouveau : elle est proposée de nouveau telle qu’approuvée, une fois que vous avez corrigé ce que le motif indiquait.
- Ignorer : les étapes suivantes continuent sans elle. C’est refusé tant qu’une étape ultérieure utilise un lot que cette étape crée.
- Annuler le plan (voir ci-dessous).
Annuler un plan
Sur la page du plan, ouvrez Actions et sélectionnez Annuler le plan, puis ajoutez un motif si vous le souhaitez. Les étapes pas encore proposées ne le seront jamais. Les demandes qui attendent encore une décision sont retirées, et leurs approbateurs sont informés du motif. Ce qui a déjà été exécuté reste dans vos registres. Le membre pour qui le plan a été préparé, un propriétaire ou un administrateur peut l’annuler.
Retrouver vos plans
Plans liste les plans de votre entreprise, du plus récent au plus ancien, avec leur statut, les étapes faites sur le total, pour qui ils ont été préparés et quand ils ont changé pour la dernière fois. Filtrez par Statut ou par Préparé par Moi, ou recherchez par titre ou objectif du plan. Sélectionnez une ligne pour ouvrir le plan.