Approuver ce que votre équipe envoie

Toute modification de vos lots attend l’approbation d’une personne : enregistrement d’une récolte, livraison, étape de transformation, certificat, changement de statut. Les approbations gardent un deuxième regard sur ce qui arrive dans le registre, quel que soit l’auteur de la demande : un collègue, l’assistant, une automatisation ou un autre système.

Comment se lit une approbation

Ouvrez Approbations. Cinq onglets, chacun avec son nombre, trient les demandes : À approuver (ce sur quoi vous pouvez décider), En cours (approuvé et en cours de signature ou d’enregistrement, ou en attente de la décision de quelqu’un d’autre), Terminées (enregistré dans le registre), Non abouties (rejeté, expiré ou en échec, avec le motif) et Toutes. Chaque ligne commence par ce qui se passe, en une phrase, et affiche son étape, par exemple « Étape 3 sur 5 · Signatures » :

Livrer 12,5 t de Soja, lot SOY-2026-014, de Fazenda Boa Vista à Armazém Serra Azul

Sélectionnez une ligne pour l’examiner. Le panneau affiche, dans cet ordre :

Demandé par : la personne, et le canal quand ce n’était pas la console (« Ana · via l’assistant »).
Note du demandeur : pourquoi elle a fait la demande.
Ce qui est concerné : le lot, les quantités dans l’unité du lot, l’origine et la destination, et tout changement présenté avant et après.
Avant d’approuver : les risques, comme « Seul le destinataire peut renvoyer la marchandise ». Une étiquette les résume : Impact élevé, À vérifier avec soin ou Courant.
Les étapes de l’approbation : la règle, et les étapes faites et à venir.
Détails techniques : replié. Vous n’en avez jamais besoin pour décider.

Quand l’assistant ou un autre outil d’IA l’a préparée, un avertissement vous demande de vérifier chaque valeur par rapport à vos données.

Qui peut approuver

La règle indique en général qu’un membre habilité à approuver, autre que l’auteur de la proposition, l’approuve dans Propositions.

Les propriétaires, administrateurs, opérateurs et approbateurs sont habilités à approuver.
Personne ne peut approuver ce qu’il a demandé, sauf un propriétaire pour une demande faite dans la console.
Les modifications préparées par les opérations A-REX, et celles de votre compte d’administration, ne sont approuvées que par le propriétaire, dans Propositions, et il les signe avec la clé d’accès du propriétaire.
Ce que proposent les automatisations est approuvé par défaut par les propriétaires et administrateurs. Le propriétaire peut changer cela dans Paramètres › Automatisations avec Modifier les approbateurs. La personne qui a publié l’automatisation n’approuve pas ses propositions (une exception pour les changements de règles de lots). Voir Propositions des automatisations.

Propositions des automatisations

Une automatisation n’approuve jamais rien : ce qu’elle propose attend dans Approbations comme toute autre demande.

Demandé par l’automatisation la nomme avec sa version, avec Voir l’exécution pour ouvrir l’exécution qui l’a préparée.
Lorsqu’une valeur a été calculée, par exemple des tonnes de CO₂e à partir de la quantité du lot et d’une valeur de l’entreprise, Comment les valeurs ont été calculées affiche la formule avec les vrais nombres. Voir Valeurs de l’entreprise.
Une étape réglée pour se répéter Pour chaque lot qu’il nomme prépare une proposition par lot, jamais deux pour le même lot.
Les rôles qui approuvent chaque type (Changements de statut, Attestations, Réglages des règles de lots, Enregistrements avec des compléments) se règlent dans Paramètres › Automatisations.
Le membre qui a publié l’automatisation n’approuve jamais ce qu’elle propose. Une exception : un changement de règles de lots proposé par une automatisation, lorsque l’auteur de la publication est le seul membre habilité à l’approuver. Le panneau indique alors « Vous avez publié l’automatisation qui a proposé ceci ; personne d’autre dans votre entreprise ne peut l’approuver », et la décision est enregistrée comme telle dans le journal d’audit.

Le rôle d’approbateur

Approbateur est un rôle pour les personnes qui vérifient sans créer : elles lisent tout et approuvent ce que les autres proposent, mais ne créent jamais rien elles-mêmes. Il convient à un responsable qualité ou à un associé qui valide. Voir Rôles.

Approuver ou rejeter

Dans Approbations, sélectionnez la ligne et lisez le panneau.
Si vous le souhaitez, remplissez Motif (facultatif). Il est enregistré dans le journal d’audit avec votre décision.
Sélectionnez Approuver ou Rejeter. Un message indique où elle est allée, par exemple « Approuvée · maintenant dans En cours », avec L’afficher.
Dans Confirmez votre identité, tapez le code à 6 chiffres de votre application d’authentification et sélectionnez Vérifier et continuer.

Pour décider de plusieurs demandes à la fois, sélectionnez les lignes et utilisez Approuver ou Rejeter dans la barre d’outils. La confirmation reprend chaque phrase. Une approbation sur laquelle personne ne décide expire au bout de 72 heures et affiche Expiré sans décision.

Après l’approbation, la plateforme l’exécute, et la dernière étape passe à Enregistré dans le registre. Certaines approbations attendent d’abord une étape de plus, comme « Attend que le destinataire soit autorisé ». Voir États d’attente.

Plusieurs étapes approuvées ensemble

Certains changements demandent plusieurs étapes qui doivent concorder, par exemple retirer 125 kg d’un lot et corriger le document du lot à la quantité qui reste vraiment. Elles peuvent être proposées ensemble, en un groupe. Dans Approbations, le groupe est une seule ligne : son titre, « 2 étapes, approuvées ensemble », et chaque étape en une phrase, dans l’ordre d’exécution. Vous approuvez ou rejetez tout le groupe d’un coup, avec un seul code ; Approuver n’apparaît que si vous pouvez approuver chaque étape. Approuver plusieurs lignes à la fois laisse les groupes de côté : ouvrez-les un par un.

Un groupe s’exécute de l’une de deux façons, indiquées sur sa ligne et dans son panneau :

Tout ou rien : toutes les étapes sont inscrites d’un coup. Si l’une échoue, rien ne change, et le panneau indique « Rien n’a changé : l’étape 1 a échoué, donc tout le groupe a été annulé. »
Dans l’ordre, arrêt en cas d’échec : les étapes s’exécutent l’une après l’autre. Si l’une échoue, les suivantes sont Annulée et les précédentes restent. Le panneau indique quelle étape a échoué et pourquoi. Quand le document d’un lot et sa quantité ne concordent plus, il le dit, par exemple « Le document du lot HK-7 indique maintenant 975 kg, mais le retrait de 125 kg a échoué : le registre détient toujours 1 100 kg. »

Des étapes signées par des comptes différents ne peuvent pas être tout ou rien ; elles sont proposées dans l’ordre.

Quand un groupe dans l’ordre s’est arrêté, sélectionnez Relancer les étapes non exécutées. Les étapes en échec et annulées sont proposées à nouveau dans un nouveau groupe, vérifiées et approuvées à nouveau ; ce qui a déjà été exécuté reste. Le panneau renvoie ensuite au nouveau groupe.

Retirer votre propre demande

Tant que personne n’a décidé, le membre qui a fait une demande peut la reprendre. Ouvrez-la dans Approbations et sélectionnez Retirer (pour vous, il remplace Rejeter), ou utilisez Retirer sur sa ligne. Écrivez si vous le souhaitez un Motif (facultatif) : il reste avec la demande et les approbateurs le voient. Confirmez avec le code de votre application d’authentification.

Une demande retirée affiche Retirée dans Non abouties. Rien n’est enregistré dans le registre, elle ne peut plus être approuvée et les membres qui pouvaient l’approuver sont prévenus. Un groupe d’étapes est retiré en entier. La demande d’un agent peut être retirée par le membre qui a lancé l’exécution de l’agent ; celle d’une automatisation non, un approbateur la rejette. Pour la faire quand même, proposez-la de nouveau.

Étapes qui s’exécutent l’une après l’autre

Certaines corrections demandent des étapes que des personnes différentes approuvent ou que des comptes différents signent ; par exemple, l’entreprise corrige le document d’un lot, puis le détenteur retire 125 kg. Elles peuvent être proposées comme des étapes qui s’exécutent l’une après l’autre : une étape suivante attend que les étapes qu’elle cite soient faites. Chaque étape est approuvée séparément. Dans Approbations, chaque étape garde sa ligne avec une étiquette comme « Étape 2 sur 2 · Corriger le lot HK-7 » ; sélectionnez-la pour ouvrir toutes les étapes, avec un diagramme de leur ordre et l’état de chacune : « En attente de l’étape 1 : Corriger le lot HK-7 à 975 kg », « Prête à approuver, expire dans 71 heures » ou « Faite ».

Approuver d’avance : une étape en attente peut être approuvée avant son tour. Elle indique « Approuvée ; s’exécute une fois l’étape 1 faite » et s’exécute d’elle-même dès que l’étape 1 est faite.
Quand une étape ne s’exécute pas : si une étape est rejetée, expire ou échoue, toutes les étapes qui l’attendent sont Annulées et disent pourquoi, par exemple « Annulée parce que Ana Souza a rejeté l’étape 1 : recompter d’abord ». Vous recevez une seule notification pour les étapes arrêtées.
Délais : une étape attend l’approbation 72 heures à partir du moment où elle est prête, et toutes les étapes doivent être faites dans les 14 jours suivant la proposition ; une étape encore en attente est alors « Annulée : pas terminée en 14 jours ».
Proposer à nouveau : quand les étapes se sont arrêtées parce que l’une a échoué ou que le délai est passé, sélectionnez Proposer à nouveau les étapes non exécutées. Elles sont proposées à nouveau dans le même ordre, vérifiées et approuvées à nouveau ; ce qui a déjà été exécuté reste. Après un rejet, proposez à nouveau ce qui reste nécessaire.

Des étapes qu’un même compte signe l’une après l’autre sont en général regroupées en une seule approbation. Approuver plusieurs lignes à la fois laisse ces étapes de côté : ouvrez-les pour décider de chacune.

Approbation automatique à faible risque

Le propriétaire peut laisser approuver automatiquement les actions à faible risque, comme l’enregistrement d’une récolte ou une livraison entre vos propres sites. La personne qui en envoie une voit alors Approuvé automatiquement, enregistrement en cours. Les actions proposées par des automatisations ou par d’autres systèmes ne sont jamais approuvées automatiquement.

Un code à chaque décision

Chaque approbation ou rejet demande un nouveau code de votre application d’authentification, même si vous vous êtes connecté il y a une minute. Sans application d’authentification, vous ne pouvez pas approuver : configurez-la dans Votre connexion.