Le statut d’un lot (Disponible, En attente, Impropre ou Clôturé) appartient à l’entreprise qui a enregistré le lot dans son registre. Cette entreprise peut le changer à tout moment, y compris après vous avoir livré le lot. Détenir la marchandise ne vous donne pas le droit d’en changer le statut.
C’est l’entreprise qui a enregistré le lot qui décide
Chaque lot est enregistré par une seule entreprise, dans son propre registre. Seule cette entreprise peut mettre le lot en attente, le déclarer impropre, le clôturer ou le libérer à nouveau, où qu’il se trouve. Le changement s’applique à tout le lot, y compris à la quantité que détient votre entreprise. Votre entreprise n’est pas consultée avant.
Pour un lot que vous avez reçu, il s’agit du fournisseur de la colonne De dans Lots ▸ Reçus.
Pourquoi c’est ainsi
Le statut d’un lot indique si la marchandise peut encore circuler. Quand un inspecteur, un entrepôt ou une autorité déclare un lot impropre après une analyse non conforme, une contamination ou un dommage, l’arrêt doit toucher toute sa quantité en même temps, où qu’elle se trouve. Si chaque détenteur pouvait garder sa part disponible, un lot déclaré impropre pourrait continuer à circuler. La règle est la même pour toutes les entreprises : vos propres lots fonctionnent de la même façon pour vos clients.
Chaque changement est inscrit dans le registre avec son motif et sa date, et ne peut pas être effacé.
Ce que vous voyez sur un lot reçu
Dans Lots ▸ Reçus, un lot affiche l’étiquette Rappel quand son fournisseur vous envoie un avis de rappel ou de retrait pour ce lot. Ouvrez l’avis pour savoir quoi faire. Voir Rappels.
Un changement de statut sans avis n’apparaît pas dans cette liste. En cas de doute, demandez au fournisseur.
- Clôturé : le lot ne peut plus jamais circuler dans le registre du fournisseur et ne peut pas être rouvert. Son historique reste traçable.
- En attente ou Impropre : le fournisseur a arrêté le lot. Demandez pourquoi et ce que cela signifie pour la marchandise que vous détenez.
Un lot que vous avez enregistré à partir d’un lot reçu est votre propre lot : son statut ne change que si votre entreprise le change. Si le fournisseur a arrêté le lot d’origine, décidez s’il faut aussi mettre le vôtre en attente.
Ce que vous pouvez faire
- Contactez le fournisseur et demandez-lui le motif, par exemple l’inspection ou le résultat de laboratoire.
- Trouvez le lot dans Lots ▸ Reçus et sélectionnez Preuves pour voir ce que le fournisseur partage à son sujet, comme des résultats de laboratoire et des certificats.
- Si la marchandise est concernée, mettez en attente les lots que vous avez enregistrés à partir de lui. Voir Changer le statut d’un lot.
Qui change le statut de vos propres lots
Dans votre entreprise, une personne dont le rôle permet de proposer des actions utilise Changer le statut sur la page du lot : Propriétaire, Administrateur et Opérateur, ou un rôle personnalisé qui conserve Proposer des actions (livraisons, enregistrements, changements). Le changement attend ensuite dans Approbations qu’une personne autorisée à approuver le confirme. Voir Qui peut approuver et Rôles.
Les entreprises qui détiennent votre lot ne sont pas consultées avant. Quand vous arrêtez un lot que d’autres détiennent, expliquez-leur pourquoi ; pour un rappel, Lancer le rappel dans Traçabilité et rappels leur envoie un avis.